Digitaidot ja etätyö

Etätyön ongelmat näyttävät ohjelmaongelmilta, mutta ovat harvoin sitä. Kukaan ei tiedä, kuinka nopeasti viestiin pitäisi vastata. Tiedostosta on kolme versiota, ja tuorein on jonkun sähköpostin liitteenä. Kokous päättyy ilman että kukaan sanoo, kuka tekee mitä. Toimistossa nämä asiat sovittiin huomaamatta, koska ihmiset näkivät toisensa ja kuulivat toistensa puhelut. Etänä sama sopiminen pitää tehdä sanoiksi, tai sitä ei tapahdu lainkaan.

Siksi tämä kokonaisuus ei ole ohjelmaopas. Työnantajan valitsemat välineet vaihtuvat muutaman vuoden välein, ja niiden painikkeet siirtyvät päivityksissä. Se, mitä tarvitsee sopia, ei vaihdu: milloin olet tavoitettavissa, mistä tieto löytyy myöhemmin, kuka näkee mitäkin ja mihin päätökset kirjataan. Kun nämä ovat kunnossa, uuden ohjelman opettelu on parin päivän asia. Jos ne ovat auki, mikään ohjelma ei korjaa tilannetta.

Toinen läpi menevä ajatus on, että digitaito on työtapa eikä ohjelmalista. Sen huomaa myös työnhaussa. Hakemuksissa luetellaan ohjelmien nimiä, vaikka työnantajaa kiinnostaa, saatko yhteisen tiedoston pysymään järjestyksessä ja pidätkö kokouksen kasassa. Sama taito, joka pitää arjen työn koossa, on myös se, joka kannattaa osata kuvata.

Missä järjestyksessä kannattaa lukea

Aloita artikkelista etätyön käytännöt. Se käsittelee sopimukset, jotka pitäisi tehdä ennen kuin mitään muuta säädetään: tavoitettavuusajat, viestien kiireellisyys, työvälineiden vastuunjako ja se, mitä tehdään kun yhteys katkeaa. Loput osiosta on helpompaa, kun tämä pohja on olemassa.

Sitten arjen kaksi toistuvaa tilannetta. Videokokoukset käytännössä katsoo kokousta rakenteena, ei kameran ja mikrofonin asetuksina: kuka vetää, miten puheenvuorot jaetaan ja mitä kokouksesta jää jäljelle. Tiedostojen jakaminen työssä selittää eron liitteen ja jakolinkin välillä sekä sen, miksi käyttöoikeudet ja versiohistoria ratkaisevat enemmän kuin tallennuspaikan nimi.

Kun perustyö sujuu, jäljelle jää kuormitus ja oma osaaminen. Sähköposti ja kalenteri hallintaan käy läpi, miten viestitulvan saa käsiteltäväksi ilman että mitään katoaa. Digitaidot työnhaussa kääntää kaiken edellisen muotoon, joka kestää hakemuksessa ja haastattelussa.

Miksi ohjelmien osaaminen on huono mittari

Työpaikkailmoitukset listaavat ohjelmia, ja siitä syntyy vaikutelma, että osaaminen on tuotenimien summa. Mittari on huono kahdesta syystä. Ohjelmat muistuttavat toisiaan enemmän kuin niiden markkinointi antaa ymmärtää, joten yhden osaava oppii toisen nopeasti. Ja ne vaihtuvat: viiden vuoden päästä käytössä on eri välineet, mutta samat tilanteet.

Parempi mittari on, mitä osaat tehdä ilman että kysyt neuvoa. Löydätkö kuukauden takaisen liitteen. Osaatko antaa ulkopuoliselle pääsyn yhteen tiedostoon etkä koko kansioon. Tiedätkö, mihin kokouksen päätös kirjattiin. Nämä ovat opeteltavia asioita, eivät luonteenpiirteitä, ja niitä voi harjoitella yhdellä ohjelmalla ja käyttää seuraavassa.