Digitaidot työnhaussa: mitä osaamista hakemuksessa odotetaan

Työpaikkailmoituksissa toistuu vaatimus hyvistä digitaidoista. Hakija tulkitsee sen usein kysymykseksi ohjelmista ja alkaa luetella niitä: toimisto-ohjelmat, jokin toiminnanohjausjärjestelmä, ehkä yksi kuvankäsittelyohjelma. Työnantaja taas tarkoittaa harvoin sitä. Ohjelma vaihtuu ja se opetetaan perehdytyksessä. Vaikeampaa on löytää ihminen, joka löytää tarvitsemansa tiedon itse, kirjoittaa ymmärrettävän viestin, ei sotke tiedostoversioita ja osaa toimia uudessa järjestelmässä ilman että joku istuu vieressä.

Työnhaussa digitaidot ovat siis kahdella tavalla läsnä. Ne ovat asia, jota sinulta kysytään, ja samalla ne ovat asia, jota hakuprosessi itse sinulta vaatii. Hakemus täytetään lomakkeelle, liite pitää saada oikeaan muotoon, haastattelu käydään usein videolla ja osaamisesta pyydetään näyttöä. Tämä artikkeli käsittelee molemmat puolet.

Mitä hakuilmoitus tarkoittaa sanalla digitaidot

Kun kirjoittaja on epävarma siitä mitä hän tarvitsee, hän kirjoittaa yleisen sanan. Tulkinta kannattaa tehdä sinun, koska tulkinta on samalla vastaus.

Euroopan unionin digitaitojen viitekehys jakaa osaamisen viiteen alueeseen, ja ne osuvat hyvin siihen mitä työnantajat käytännössä kuvailevat: tiedonhallinta eli tiedon etsiminen ja luotettavuuden arviointi, viestintä ja yhteistyö, digitaalisen sisällön tuottaminen, turvallisuus sekä ongelmanratkaisu. Sama jaottelu näkyy Europass-ansioluettelossa, jossa digitaidot kuvataan omana osionaan.

Käytännön työssä nämä muuttuvat arkisiksi kysymyksiksi. Osaatko etsiä ohjeen itse ennen kuin kysyt? Löytyykö lähettämäsi tiedosto vielä ensi kuussa? Ymmärrätkö miksi tunnuksia ei jaeta? Ja tärkeimpänä: kun eteen tulee järjestelmä, jota et ole nähnyt, lähdetkö kokeilemaan vai jäätkö odottamaan koulutusta.

Sanoita taito tekona, älä ohjelman nimenä

Ohjelman nimi kertoo, että olet nähnyt ohjelman. Se ei kerro mitä olet sillä tehnyt eikä kuinka vaativalla tasolla. Muunna jokainen taito muotoon teko, väline, kohde ja tulos.

Kolme muotoiluohjetta pitää tekstin uskottavana. Kerro laajuus ilman keksittyjä lukuja: kuinka usein, kenelle ja kuinka monelle. Kerro itsenäisyyden aste, koska "osallistuin" ja "vastasin" ovat eri asioita. Ja kerro mitä teit, kun jokin meni pieleen, sillä ongelmanratkaisu on se digitaito, jota ei voi perehdyttää nopeasti.

Ole rehellinen tasosta. Jos et ole käyttänyt jotain työkalua vuoteen, sano se ja kerro mitä olet käyttänyt sen sijaan. Perusteeton väite paljastuu ensimmäisessä työtehtävässä, ja ilmaista apua taitojen kartuttamiseen saa myös työnhaun ulkopuolella, sillä digituki Suomessa on tarkoitettu kaikille sähköisen asioinnin kanssa kamppaileville.

Miten hakemus luetaan koneella ja ihmisellä

Isoissa organisaatioissa hakemukset kulkevat hakijaseurantajärjestelmän kautta. Se ei ole arvostelukone vaan tietokanta: se kerää hakemukset yhteen paikkaan, poimii lomakkeen kentistä hakijan tiedot ja antaa rekrytoijalle mahdollisuuden hakea ja järjestää hakemuksia. Suodatus perustuu tyypillisesti hakijan itsensä täyttämiin kenttiin, kuten kelpoisuusehtoihin ja kokemusvuosiin, ja järjestely voi käyttää yksinkertaista algoritmia hakusanojen osumista laskiessaan.

Verkossa kiertää paljon liioiteltuja väitteitä siitä, että kone hylkää enemmistön hakemuksista automaattisesti. Näiden lukujen alkuperää ei yleensä pysty tarkistamaan, ja käytännöt vaihtelevat työnantajittain. Varma johtopäätös on silti sama molemmissa tapauksissa: selkeä, jäsennelty ja ilmoituksen sanoja käyttävä hakemus toimii sekä koneellisessa haussa että ihmisen silmäilyssä.

Näin varmistat, että teksti säilyy luettavana molemmille:

1. Täytä lomakkeen kentät huolellisesti, vaikka sama tieto olisi liitteessä. Kentät ovat se osa, jota järjestelmä käyttää.
2. Käytä tavallisia otsikoita, kuten työkokemus, koulutus ja osaaminen, ja pidä työsuhteiden päivämäärät samassa muodossa.
3. Vältä monipalstaisuutta, tekstilaatikoita ja kuvia, joissa on olennaista tietoa. Kuvassa oleva teksti ei löydy haulla.
4. Lähetä liite muodossa, jossa teksti säilyy tekstinä. Kuvaksi tallennettu tai skannattu asiakirja on koneelle tyhjä sivu, ja eri tiedostomuotojen erot kannattaa tarkistaa ennen lähetystä.
5. Nimeä tiedosto niin, että siitä tunnistaa sinut ja tehtävän, esimerkiksi sukunimi ja haettava tehtävä.
6. Käytä ilmoituksen omia sanoja niistä asioista, jotka oikeasti osaat. Älä liitä listaa avainsanoja, joilla ei ole katetta.

Tarkista myös tiedoston metatieto. Asiakirjaan tallentuu tekijän nimi ja muokkaushistoriaa, ja jos pohja on peräisin toisen ihmisen hakemuksesta tai edellisen työnantajan asiakirjasta, se näkyy tiedoston tiedoissa. Tallenna hakemus omalla tililläsi uudeksi tiedostoksi ja tarkista ominaisuuksista, mitä siihen on jäänyt.

Rakenna hakemus vaatimus kerrallaan

Hakemus ei ole kertomus sinusta vaan vastaus ilmoitukseen. Tehokkain tapa kirjoittaa se on käsitellä ilmoituksen vaatimukset järjestyksessä.

Poimi ilmoituksesta kolmesta viiteen vaatimusta, jotka toistuvat tai jotka on mainittu ensimmäisenä. Kirjoita jokaisesta yksi kappale, joka alkaa väitteellä ja jatkuu todisteella: missä teit, mitä teit ja mikä oli lopputulos. Jätä pois vaatimukset, joita et täytä, äläkä selittele niitä pitkästi. Yksi rehellinen lause riittää.

Sähköpostilla lähetettävässä hakemuksessa viestin ensimmäinen virke on tärkein. Kerro heti mitä tehtävää haet ja mistä löysit ilmoituksen, ja pidä liitteiden nimet siisteinä. Viestin ja kalenterin hallinnan perusasiat on käyty läpi artikkelissa sähköposti ja kalenteri hallintaan, ja samat säännöt pätevät työnhaussa.

Kirjoitusapuna käytettävä tekoäly on oma kysymyksensä, ja siihen liittyy sekä tekstin tarkistamisen että omien tietojen syöttämisen ongelmia. Ennen kuin syötät ansioluettelosi tai muita henkilötietoja mihinkään palveluun, kannattaa lukea mitä tekoälypalvelun tietosuojasta tiedetään.

Verkkohaastattelu on oma taitonsa

Videohaastattelussa arvioidaan sisällön lisäksi sitä, miten hoidat etäyhteydellä käytävän tilanteen. Se on osa työtä lähes kaikissa toimistotehtävissä, joten valmistelu kannattaa.

Testaa laitteet edellisenä päivänä, älä viisi minuuttia ennen. Avaa käytettävä ohjelma kerran etukäteen, koska ensimmäinen käynnistys voi vaatia asennuksen tai käyttöoikeuden mikrofoniin ja kameraan. Varmista, että kasvosi ovat valoa vasten eivätkä ikkunaa vasten, että kamera on suunnilleen silmien korkeudella ja että tausta on rauhallinen. Sulje ilmoitukset ja kerro samassa tilassa oleville, milloin haastattelu alkaa. Sovi etukäteen, mitä tehdään jos yhteys katkeaa: yleensä paras varasuunnitelma on, että haastattelija soittaa puhelimella. Videokokouksen tekniset perusasiat on käsitelty erikseen videokokousten käytännöissä.

Yksisuuntainen videohaastattelu on eri laji. Siinä kysymykset näkyvät ruudulla ja vastaus tallennetaan ilman haastattelijaa, usein rajatussa ajassa ja rajatulla määrällä yrityksiä. Lue ohjeet ennen aloittamista, harjoittele vastaaminen ääneen ja aloita vastaus suoraan asiasta, koska aika loppuu kesken jos johdanto on pitkä. Katso kameraan äläkä omaa kuvaasi. Jos tallenteita saa kuvata uudelleen, käytä ensimmäinen kerta harjoitteluun tietoisesti.

Työnantaja saa käsitellä haastattelussa syntyvää aineistoa vain siihen tarkoitukseen, johon se on kerätty. Laki yksityisyyden suojasta työelämässä sisältää tarpeellisuusvaatimuksen: työnantaja saa käsitellä vain sellaisia hakijan tietoja, jotka ovat välittömästi tarpeen tehtävän kannalta. Sinulla on oikeus kysyä, tallennetaanko haastattelu ja kuinka kauan aineistoa säilytetään.

Todenna osaaminen näytteellä

Väite on halpa, näyte on kallis. Näyte tarkoittaa esimerkkiä työstäsi, ja sellainen on olemassa myös muilla kuin luovilla aloilla.

• Kirjoittamasi työohje tai perehdytysmateriaali, josta näkee että osaat selittää asian toiselle.
• Laskentapohja tai lomake, jonka olet rakentanut ja jota muut käyttivät.
• Kuvaus prosessista, jonka selkeytit: mikä oli ongelma, mitä muutit ja mitä siitä seurasi.
• Vapaaehtoistyössä tai opinnoissa tehty aineisto, jos työelämän esimerkit ovat salassa pidettäviä.

Näyte pitää aina siivota. Poista asiakkaiden ja työtovereiden nimet, henkilötiedot ja hinnat, ja korvaa oikeat luvut esimerkkiluvuilla. Työnantajan tieto voi olla liikesalaisuus, jolloin sen näyttäminen ulkopuoliselle ei ole vain kiusallista vaan mahdollisesti sopimusrikkomus. Jos et ole varma, kysy entiseltä esihenkilöltä lupa tai rakenna vastaava esimerkki tyhjästä.

Jaa näyte harkiten. Suuria liitteitä ei kannata lähettää sähköpostilla, vaan näytteen voi tallentaa pilvipalveluun ja jakaa sen katseluoikeudella. Tarkista, ettei linkki anna muokkausoikeutta eikä pääsyä koko kansioon, ja poista jako, kun haku on ohi. Jakolinkkien ja käyttöoikeuksien logiikka on selitetty tarkemmin artikkelissa tiedostojen jakaminen työssä.

Mitä työnantaja näkee sinusta ja mitä huijari haluaa

Kaksi asiaa kannattaa tietää sähköisestä työnhausta. Ensimmäinen koskee sitä, mitä sinusta löytyy verkosta ja mitä työnantaja saa siitä hyödyntää. Aihe on rajattu omaksi artikkelikseen, joten katso some ja työnhaku ennen kuin alat siivota tilejäsi.

Toinen koskee valeilmoituksia. Työnhakija on huijarille kiinnostava kohde, koska hän odottaa yhteydenottoja tuntemattomilta ja on valmis luovuttamaan tietoja. Rekrytoinniksi naamioitu kalastelu pyytää henkilötunnusta, tilinumeroa tai kuvaa henkilöllisyystodistuksesta jo ennen kuin ketään on tavattu, siirtää keskustelun heti viestisovellukseen tai pyytää maksua koulutuksesta, välineistä tai taustatarkistuksesta. Oikea työnantaja tarvitsee henkilötunnuksen vasta työsuhteen alkaessa, eikä rehellinen rekrytointi maksa hakijalle mitään. Tunnusmerkit ja toimintaohjeet on koottu artikkeliin tietojenkalastelu.

Epäselvässä tilanteessa tarkista työnantaja itse: etsi yrityksen yhteystiedot omatoimisesti äläkä käytä ilmoituksessa annettua linkkiä, ja soita vaihteeseen. Jos ilmoitus on julkaistu tunnetulla työnhakusivustolla mutta keskustelu siirtyy heti pois sieltä, se on syy hidastaa eikä kiirehtiä.

Tarkistuslista ennen lähettämistä

Käy tämä läpi jokaisen hakemuksen kohdalla. Se vie muutaman minuutin ja korjaa suurimman osan virheistä, jotka jäävät muuten rekrytoijan mieleen.

1. Vastaako hakemus ilmoituksen kolmeen tärkeimpään vaatimukseen nimenomaisesti?
2. Onko jokaisen väitteen perässä todiste eli tekemäsi asia, ei adjektiivi?
3. Ovatko lomakkeen kentät täytetty, vaikka sama tieto on liitteessä?
4. Aukeaako liite oikein toisella laitteella ja säilyykö teksti tekstinä?
5. Onko tiedoston nimessä sinun nimesi ja haettava tehtävä?
6. Onko asiakirjan tekijätiedoissa ja muutoshistoriassa jotain, mitä et halua näyttää?
7. Onko näytteestä poistettu asiakkaiden nimet, henkilötiedot ja salassa pidettävät luvut?
8. Toimiiko jakolinkki myös kirjautumatta ja antaako se vain katseluoikeuden?

Jos ehdit tehdä vain kaksi kohtaa, tee ensimmäinen ja neljäs. Ilmoitukseen vastaamaton hakemus ja avautumaton liite ovat ne kaksi virhettä, jotka pysäyttävät hakemuksen ennen kuin kukaan ehtii arvioida osaamistasi.