Some ja työnhaku: mitä työnantaja voi sinusta oikeasti katsoa

Somen ja työnhaun ympärillä kulkee kaksi eri kysymystä, jotka menevät jatkuvasti sekaisin. Ensimmäinen on juridinen: mitä työnantaja saa kerätä ja käsitellä hakijasta. Toinen on käytännöllinen: mitä sinusta löytyy verkosta, jos joku vain katsoo. Vastaukset eivät ole samat, ja siksi pelkkä lain tunteminen ei riitä eikä pelkkä profiilien siivoaminen riitä sekään.

Tämä artikkeli kulkee molempiin suuntiin. Ensin käydään läpi ne rajat, jotka laki asettaa työnantajalle, sitten se, mitä hakija voi itse tehdä. Teksti kertoo, mitä laki edellyttää, eikä ole oikeudellista neuvontaa yksittäiseen tapaukseen. Jos kyse on omasta työsuhteestasi tai konkreettisesta erimielisyydestä, tarkista tilanne viranomaislähteestä tai kysy neuvoa liitostasi tai työsuojeluviranomaiselta.

Pääsääntö: hakijaa koskevat tiedot kerätään hakijalta itseltään

Työelämän yksityisyyden suojaa koskeva laki lähtee liikkeelle yhdestä periaatteesta. Työntekijää ja työnhakijaa koskevat henkilötiedot kerätään ensisijaisesti häneltä itseltään. Jos työnantaja haluaa kerätä tietoja muualta, siihen tarvitaan hakijan suostumus.

Periaate on käytännöllisempi kuin miltä se kuulostaa. Se tarkoittaa, että rekrytoija ei voi rakentaa hakijasta kuvaa selvittämällä asioita hänen tietämättään, vaan tiedot pyydetään hakemuksessa, haastattelussa tai kysymällä erikseen lupa. Sama koskee suosittelijoita: heille soitetaan sen jälkeen, kun hakija on antanut heidän yhteystietonsa tai luvan yhteydenottoon.

Periaatteeseen liittyy myös avoimuus. Rekisteröidyllä on oikeus tietää, mistä häntä koskevia tietoja kerätään ja mihin niitä käytetään, joten rekrytoivan organisaation on kerrottava käsittelystä hakijalle. Käytännössä tieto löytyy hakujärjestelmän tietosuojaselosteesta. Jos sitä ei löydy mistään, se on itsessään kertova havainto työnantajan tavasta hoitaa asioita.

Suostumuksen luonteesta on hyvä ymmärtää kaksi asiaa. Se on vapaaehtoinen, ja se voidaan peruuttaa. Toisaalta rekrytointitilanteessa hakija on heikommassa asemassa, mikä on syy siihen, että pelkkään suostumukseen ei voi nojata kaikessa. Yleisemmin suostumuksen ja muiden käsittelyperusteiden eroa on käsitelty artikkelissa GDPR ja rekisteröidyn oikeudet.

Suostumus ei ole yleisavain, koska tarpeellisuusvaatimus on erikseen

Tässä on kohta, joka jää julkisessa keskustelussa lähes aina huomaamatta. Vaikka hakija antaisi luvan, työnantaja ei saa käsitellä mitä tahansa tietoja. Työelämän tietosuojasääntely sisältää erillisen tarpeellisuusvaatimuksen: käsiteltävien tietojen on oltava välittömästi tarpeellisia hakijan ja työnantajan välisen suhteen kannalta. Tarpeellisuutta ei voi ohittaa hakijan suostumuksella.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että työtehtävään liittymättömät tiedot eivät kuulu rekrytointiin, vaikka ne löytyisivät julkisesti. Harrastukset, perhesuhteet, poliittinen kanta, terveystiedot tai vapaa-ajan valokuvat eivät muutu tarpeellisiksi sillä, että ne ovat helposti saatavilla.

Osa selvityksistä on erikseen säänneltyjä. Rikostaustan selvittäminen on mahdollista vain laissa määritellyissä tilanteissa, esimerkiksi tietyissä lasten kanssa tehtävissä tehtävissä, ja luottotietojen tarkistaminen on rajattu tehtäviin, joissa käsitellään rahaa tai arvokasta omaisuutta. Näissä kaikissa raja on tehtäväkohtainen. Älä oleta yleistä oikeutta kummassakaan suuntaan, vaan tarkista voimassa oleva sääntely viranomaislähteestä, jos asia koskee sinua.

Julkinen profiili on julkinen, myös silloin kun se tuntuu yksityiseltä

Laki asettaa rajat sille, mitä työnantaja saa käsitellä. Se ei tee julkisesta sisällöstä näkymätöntä. Rekrytoija on ihminen, joka voi hakea nimeäsi hakukoneesta yhtä helposti kuin kuka tahansa. Käytännön suoja syntyy siitä, mitä olet jättänyt julkiseksi, ei siitä, mitä toivot kenenkään katsovan.

Kannattaa myös muistaa, että rekrytoijien tavat vaihtelevat suuresti. Osa ei katso somea lainkaan, osa vilkaisee ammatillisen profiilin ja osa hakee nimen hakukoneesta rutiininomaisesti. Koska et voi tietää etukäteen kumpaan ryhmään hakusi osuu, järkevin oletus on, että julkinen sisältö voidaan nähdä. Se ei tarkoita, että sisältöä pitäisi piilottaa kaikki, vaan sitä, että tiedät itse mitä siellä on.

Julkisuuden aste myös liukuu huomaamatta. Vanha julkaisu on voitu tehdä aikana, jolloin palvelun oletusasetus oli toinen. Kaverin jakama kuva voi olla julkinen, vaikka oma tilisi olisi suljettu. Kommenttisi julkisen sivun alla näkyy sivun kävijöille riippumatta oman profiilisi asetuksista. Tästä syystä kannattaa käydä läpi some-tilin yksityisyysasetukset palvelu kerrallaan eikä luottaa yhteen muistikuvaan siitä, miten asiat joskus asetettiin.

Kuvat ovat oma lukunsa. Ne voivat sisältää metatietoa, joka kertoo ottopaikan ja laitteen, ja ne kertovat usein enemmän kuin niiden julkaisija ajattelee. Mekanismi on selitetty artikkelissa kuvien jakaminen ja metatiedot.

Yksityinen viestintä ei ole rekrytointiaineistoa

Rajanveto julkisen ja yksityisen välillä on selkeämpi kuin monet olettavat. Julkinen julkaisu on suunnattu kenelle tahansa. Yksityisviesti, suljetun ryhmän keskustelu ja kahdenkeskinen keskustelu ovat luottamuksellista viestintää, jonka suoja ei katoa siksi, että toinen osapuoli on työnhakija.

Työnantaja ei voi edellyttää, että näytät yksityisen tilisi sisällön, annat salasanasi tai lisäät rekrytoijan kaveriksi päästäksesi eteenpäin haussa. Jos tällaista pyydetään, se on itsessään merkki siitä, että prosessissa on jotain vialla.

Käytännön varauma on silti hyvä sanoa ääneen: suljettu ryhmä ei ole tekninen turvatoimi vaan sosiaalinen sopimus. Kuka tahansa ryhmän jäsen voi tallentaa kuvakaappauksen. Sääntely suojaa viestin luottamuksellisuutta, mutta se ei estä ihmisiä toimimasta typerästi.

Hakutulos elää pidempään kuin alkuperäinen julkaisu

Kun poistat julkaisun, se katoaa palvelusta. Hakukoneen tulos voi silti näkyä vielä jonkin aikaa, koska hakukone päivittää indeksinsä omaan tahtiinsa. Tämä on syy siihen, että siivous kannattaa aloittaa lähteestä: poista tai piilota alkuperäinen sisältö ensin, ja vasta sen jälkeen katso mitä hakutuloksiin jää.

Jos sisältö on jonkun muun julkaisemaa, käytettävissä on kaksi eri reittiä. Ensimmäinen on pyytää julkaisijaa poistamaan se, mikä on usein nopein tapa. Toinen on rekisteröidyn oikeuksiin perustuva pyyntö palvelulle tai hakukoneelle. Poisto-oikeuden edellytykset ja rajat on käsitelty erikseen artikkelissa tietojen poistopyyntö, eikä niitä toisteta tässä.

Jos epäilet, että sinusta on kerätty tietoja muualta ilman lupaa, voit kysyä asiaa suoraan rekrytoivalta organisaatiolta ja tehdä sille tietopyynnön. Jos vastaus ei tyydytä, asian voi saattaa tietosuojavaltuutetun toimiston käsiteltäväksi. Yksittäisen tilanteen arviointi kuuluu viranomaiselle, ei tälle sivulle.

Ennen siivousta kannattaa selvittää, mitä sinusta ylipäätään löytyy. Menetelmä on kuvattu artikkelissa mitä sinusta löytyy verkosta. Samalla käy ilmi, onko nimesi tai sähköpostiosoitteesi mukana jossain tietovuodossa, mikä on eri ongelma mutta hyvä huomata samalla kertaa.

Näin siivoat digitaalisen jälkesi ennen hakua

Siivous kannattaa tehdä kerran kunnolla ja sen jälkeen kevyesti ennen jokaista hakua.

1. Hae omaa nimeäsi hakukoneesta ilman kirjautumista, mielellään yksityisen selauksen ikkunassa. Näet suunnilleen saman kuin ulkopuolinen.
2. Listaa löydökset kolmeen ryhmään: minun julkaisemaani, jonkun muun julkaisemaa ja vanhentunutta tietoa.
3. Käy tilit läpi yksi kerrallaan. Tarkista kenelle vanhat julkaisut näkyvät ja rajaa tarvittaessa koko historian näkyvyys kerralla, jos palvelu tarjoaa siihen työkalun.
4. Poista tai piilota ne omat julkaisut, joita et haluaisi selittää haastattelussa. Poistaminen on lopullista, joten lataa ensin talteen se, mitä haluat säilyttää.
5. Pyydä muita poistamaan sinua koskeva sisältö suoraan, ja perustele lyhyesti. Useimmiten se riittää.
6. Tarkista vanhat tilit, joita et enää käytä. Käyttämätön tili on sekä hakutulos että riski, koska sen kaappaus voi johtaa identiteettivarkauteen.
7. Yhtenäistä nimimerkit ja profiilikuvat niissä palveluissa, joissa haluat esiintyä omalla nimelläsi. Sekava jälki näyttää huolimattomalta silloinkin, kun mitään arveluttavaa ei ole.
8. Tarkista tulos parin viikon kuluttua. Hakutulokset päivittyvät viiveellä, joten ensimmäinen tarkistus ei kerro lopputulosta.

Ammatillinen profiili on osa hakemusta, ei somepäivitys

Verkostopalvelun profiili luetaan usein ennen hakemusta ja sen jälkeen. Siksi sitä kannattaa käsitellä samalla huolellisuudella kuin ansioluetteloa: samat vuosiluvut, sama tehtävänimike, sama koulutus. Ristiriita hakemuksen ja profiilin välillä on tavallisin syy siihen, että rekrytoija joutuu kysymään tarkennusta.

Profiilissa toimii konkretia. Kerro mitä olet tehnyt ja millä välineillä, älä adjektiiveja itsestäsi. Jos alalla on käytössä tiettyjä järjestelmiä tai työtapoja, nimeä ne. Työnhaussa odotettuja digitaitoja on käsitelty tarkemmin artikkelissa digitaidot työnhaussa.

Muista myös, että profiili on henkilörekisteri siinä missä muutkin: voit pyytää palvelulta nähtäväksi omat tietosi, jos haluat tietää mitä siitä on tallessa. Menettely on kuvattu artikkelissa tietopyyntö omista tiedoista.

Mitä tarkistat ennen kuin painat lähetä

Käy tämä lista läpi ennen hakemuksen lähettämistä. Se vie muutaman minuutin.

• Onko hakemuksessa vain tehtävän kannalta tarpeellisia tietoja? Henkilötunnusta ei tarvitse antaa hakuvaiheessa, se kysytään vasta työsuhteen alkaessa.
• Löytyykö nimelläsi hakukoneesta jotain, jonka joutuisit selittämään? Jos löytyy, päätä etukäteen miten selität sen.
• Vastaavatko ammatillisen profiilin tiedot hakemustasi?
• Onko käyttämättömät vanhat tilit suljettu tai suojattu?
• Tiedätkö, kenelle voit tehdä tietopyynnön, jos haluat myöhemmin tietää mitä rekrytoiva organisaatio sinusta säilyttää?

Rehellisyyden nimissä on syytä sanoa, että moni rekrytointi ei sisällä minkäänlaista somekartoitusta. Ajankäyttö kannattaa suhteuttaa siihen. Perusteellinen siivous kerran ja kevyt tarkistus ennen jokaista hakua riittää useimmille hyvin.