Suomi.fi-viestit ja valtuudet: näin asioit toisen puolesta

Tilanne alkaa usein samalla tavalla. Iäkkään vanhemman posti kertyy pöydälle avaamattomana, lasku myöhästyy, ja joku kysyy puhelimessa lääkärin ajanvarauksesta asioita, joita hän ei muista. Käytännöllisin ratkaisu tuntuu olevan, että pyydät hänen pankkitunnuksensa ja hoidat asiat itse.

Se on ymmärrettävä ratkaisu, mutta se on väärä ratkaisu, eikä syy ole moraalinen vaan tekninen. Kun kirjaudut toisen tunnuksilla, järjestelmä uskoo, että hän on paikalla ja tekee itse ne päätökset, joita ruudulla tehdään. Jälkeenpäin ei ole mitään keinoa erottaa hänen omia toimiaan sinun toimistasi. Jos jotain menee pieleen tai riita syntyy vaikkapa sisarusten kesken, kukaan ei pysty osoittamaan mitään suuntaan eikä toiseen.

Suomessa tähän on rakennettu oma ratkaisunsa, ja se koostuu kahdesta erillisestä palasesta, jotka usein sekoitetaan toisiinsa. Suomi.fi-viestit on sähköinen postilaatikko. Suomi.fi-valtuudet on rekisteri siitä, kuka saa hoitaa kenenkin asioita. Ne toimivat itsenäisesti: viestit voi ottaa käyttöön ilman valtuuksia ja valtuuden voi antaa vaikkei viestejä käyttäisi lainkaan.

Miksi tunnusten lainaaminen kaatuu omaan mekanismiinsa

Pankkitunnukset ja mobiilivarmenne on suunniteltu todistamaan yksi asia: että juuri tämä ihminen on tässä ja nyt paikalla. Koko vahvan tunnistautumisen arvo perustuu siihen oletukseen. Kun tunnukset siirtyvät toiselle, oletus rikkoutuu, ja sen mukana rikkoutuu kaikki mitä sen päälle on rakennettu.

Käytännön seurauksia on kolme. Ensimmäinen on jäljitettävyys: loki näyttää vain tunnusten haltijan nimen, joten se ei kerro mitään siitä kuka näppäimistöllä oli. Toinen on vastuu: tunnusten luovuttaminen toiselle on käytännössä aina pankin käyttöehtojen vastaista, ja väärinkäytöstä syntyvä vahinko voi jäädä tunnusten haltijan kannettavaksi. Kolmas on turvallisuus: kun tunnusten lainaaminen on perheessä normaali tapa toimia, huijarin on paljon helpompi saada ne puhelimessa, koska pyyntö ei enää kuulosta oudolta.

Sama koskee kertakäyttökoodeja. Koodia ei lueta ääneen kenellekään, ei edes omalle lapselle. Kalastelija esiintyy juuri sellaisena auttavana omaisena tai virkailijana, jonka pyyntöön on totuttu vastaamaan.

Mitä Suomi.fi-viestit oikeasti korvaa

Suomi.fi-viestit on Digi- ja väestötietoviraston ylläpitämä sähköinen postilaatikko, jonka kautta viranomainen voi lähettää sinulle asiakirjan ilman paperia. Viesti luetaan kirjautumalla, eli sisältö on vahvan tunnistautumisen takana. Kun uusi viesti saapuu, saat siitä ilmoituksen antamaasi sähköpostiosoitteeseen tai puhelimeen. Ilmoitus ei sisällä itse asiaa, vaan kertoo että laatikossa on jotain luettavaa.

Tässä on kohta, joka menee useimmin väärin. Palvelu ei kata kaikkea viranomaispostia, vaan ainoastaan niiden organisaatioiden lähetykset, jotka ovat liittyneet palveluun. Kaikki muu tulee edelleen paperilla. Postilaatikon tyhjeneminen kokonaan ei siis ole odotettavissa, ja sen odottaminen johtaa siihen että paperikirjeitä lakataan seuraamasta.

Erillinen kysymys on, mitä laatikossa säilyy. Sähköinen viesti ei ole arkisto, jota joku muu ylläpitää sinun puolestasi loputtomiin. Jos asiakirjalla on merkitystä myöhemmin, esimerkiksi päätös johon voi joutua vetoamaan vuosien päästä, se kannattaa tallentaa myös itselle omaan kansioon. Tämä on sama periaate kuin missä tahansa pilvipalvelussa: palvelu on kanava, ei pysyvä hylly.

Toinen olennainen asia on suostumuksen luonne. Käyttöönotossa hyväksyt sen, että asiakirjat toimitetaan sinulle sähköisesti. Vastuu viestien seuraamisesta siirtyy samalla sinulle. Se että viesti jää lukematta, ei siirrä hakemuksen määräaikaa eikä valitusaikaa. Tämä on koko käyttöönoton tärkein seuraus, ja siksi ilmoitusosoitteen pitää olla sellainen, jota luetaan oikeasti.

Käytön voi myös lopettaa, jolloin lähetykset palaavat paperille. Se, millä viiveellä muutos näkyy ja mitä kanavia palvelu kulloinkin tukee, kannattaa tarkistaa Suomi.fi-palvelun omasta ohjeesta. Käyttöliittymän painikkeet ja valikkojen nimet muuttuvat, ja vanhentunut kuvaus on huonompi kuin ei kuvausta lainkaan.

Valtuus, edunvalvontavaltuutus ja edunvalvonta

Nämä kolme sekoittuvat jatkuvasti, koska kaikki liittyvät toisen asioiden hoitamiseen. Ne kuitenkin syntyvät eri tavalla, alkavat eri hetkellä ja kattavat eri asioita.

Suomi.fi-valtuus on kevyt ja peruutettavissa. Se edellyttää, että valtuuttaja ymmärtää mitä antaa, koska hän tekee sen itse. Edunvalvontavaltuutus tehdään hyvissä ajoin ennakkoon määrämuodossa, ja se otetaan käyttöön vasta kun Digi- ja väestötietovirasto vahvistaa sen. Edunvalvonta taas on viimesijainen keino, jossa oikeus toimia toisen puolesta perustuu viranomaisen päätökseen eikä ihmisen omaan tahdonilmaisuun.

Rajanveto ei ole muodollisuutta. Valtuus edellyttää tahdonilmaisua, ja tahdonilmaisu edellyttää ymmärrystä siitä mitä antaa ja kenelle. Jos ymmärrys on jo mennyt, valtuutta ei voi enää pätevästi antaa, vaikka sen antaminen teknisesti onnistuisi jonkun avustaessa. Silloin oikea reitti on edunvalvontavaltuutuksen vahvistaminen tai edunvalvonnan hakeminen, ei se että valtuus napsutetaan läpi vierestä neuvoen.

Käytännön johtopäätös on selvä: valtuus kannattaa antaa silloin kun sen antaminen on vielä mahdollista. Kun toimintakyky on jo mennyt, jäljellä ovat raskaammat menettelyt, joissa päätöksen tekee joku muu kuin ihminen itse.

Valtuus rajataan asiakohtaisesti ja määräajaksi

Valtuus ei ole yleisavain. Sitä ei anneta "kaikkiin asioihin", vaan valtuuttaja valitsee listalta ne asiat, joita valtuus koskee. Yksi valtuusasia kattaa määritellyn joukon toimia määritellyissä palveluissa, ja sen ulkopuolelle jäävät asiat pysyvät ulkopuolella.

Rajaamisessa on kolme ulottuvuutta:

1. Asia. Terveysasioiden hoitaminen ei tuo mukanaan oikeutta veroasioihin eikä päinvastoin. Valitse kapein valtuus, joka riittää siihen mitä oikeasti tehdään.
2. Aika. Valtuudelle asetetaan päättymispäivä. Lyhyt voimassaolo ja tarvittaessa uusiminen on turvallisempi tapa kuin maksimipituus varmuuden vuoksi.
3. Henkilö. Valtuus annetaan nimetylle ihmiselle, ei perheelle. Jos kaksi sisarusta hoitaa asioita, molemmille annetaan oma valtuus, jolloin kummankin tekemiset näkyvät erikseen.

Kapea valtuus ei ole epäluottamuksen osoitus vaan suoja molemmille. Valtuutettu ei joudu selittelemään pääsyään sellaisiin tietoihin, joihin hänellä ei ole asiaa, ja valtuuttaja tietää tarkalleen mistä on sovittu. Riitatilanteissa juuri tämä rajaus on se, joka kertoo mikä kuului tehtävään ja mikä ei.

Peruuttaminen on yhtä tärkeä ominaisuus kuin antaminen. Valtuuttaja voi poistaa valtuuden itse, ja se lakkaa olemasta voimassa. Lainattuja tunnuksia ei voi peruuttaa muuten kuin vaihtamalla ne kokonaan.

Kun valtuutettu asioi, hän kirjautuu palveluun omilla tunnuksillaan ja valitsee asioivansa toisen puolesta. Palvelu tarkistaa oikeuden valtuusrekisteristä. Tästä syntyy se ero, jonka takia koko järjestely on olemassa: tapahtumaan jää kaksi nimeä, valtuuttajan ja valtuutetun, eikä yksi.

Kun valtuuttaja ei pysty tunnistautumaan sähköisesti

Tavallinen umpikuja on se, että ihminen jonka puolesta pitäisi asioida, ei pysty itse antamaan valtuutta. Hänellä ei ole pankkitunnuksia, tai mobiilivarmenne ei ole käytössä, tai puhelimen käyttö ei enää suju.

Tähän on olemassa oma reittinsä. Valtuus voidaan rekisteröidä myös hakemuksesta, jolloin viranomainen tarkistaa asian ja tekee merkinnän rekisteriin. Menettely on hitaampi kuin sähköinen valtuutus ja siihen liittyy omat todistus- ja allekirjoitusvaatimuksensa. Näiden yksityiskohdat, kuten se mitä lomakkeita ja liitteitä tarvitaan, on syytä katsoa Suomi.fi-palvelun ja Digi- ja väestötietoviraston ajantasaisista ohjeista.

Jos taustalla on laajempi toimintakyvyn heikkeneminen, kannattaa samalla selvittää onko edunvalvontavaltuutus jo tehty. Moni on tehnyt sellaisen vuosia sitten ja unohtanut asian, eikä valtuutus toimi ennen kuin se on vahvistettu.

Alaikäisen lapsen puolesta asiointi

Lapsen asioissa logiikka on toinen. Huoltajan oikeus asioida ei perustu annettuun valtuuteen vaan väestötietojärjestelmässä olevaan huoltajatietoon. Palvelu näkee suoraan rekisteristä, että olet lapsen huoltaja, eikä erillistä valtuutusta tarvita.

Tästä seuraa muutama asia, jotka yllättävät. Oikeus päättyy, kun lapsi täyttää kahdeksantoista, ja se päättyy välittömästi ilman erillistä ilmoitusta. Sen jälkeen aikuisen lapsen asioiden hoitaminen vaatii saman valtuuden kuin kenen tahansa muun aikuisen asioiden hoitaminen.

Toinen yllätys koskee terveydenhuoltoa. Alaikäinen voi tietyissä tilanteissa päättää omasta hoidostaan, jos terveydenhuollon ammattilainen arvioi hänen ikänsä ja kehitystasonsa perusteella, että hän siihen kykenee. Silloin näitä tietoja ei näytetä huoltajalle. Tämä ei ole järjestelmävika vaan tarkoituksellinen ratkaisu, ja se selittää suurimman osan tapauksista, joissa vanhempi ihmettelee miksi lapsen tiedot eivät näy. Aihetta käsitellään tarkemmin artikkelissa terveydenhuollon sähköisestä asioinnista.

Näin sovitte asiasta ennen kuin mitään otetaan käyttöön

Tekninen osuus on helpompi kuin sopiminen. Käy nämä läpi ennen kuin kirjaudutte mihinkään.

1. Sopikaa mitä hoidetaan. Kirjatkaa yhdessä ne asiat, joita valtuutettu hoitaa. Tämä on samalla se lista, jolta valtuusasiat valitaan.
2. Sopikaa mitä ei hoideta. Yhtä tärkeää on nimetä asiat, jotka valtuuttaja hoitaa itse tai joista hän haluaa aina tulla kysytyksi.
3. Tarkistakaa ilmoitusosoite. Jos Suomi.fi-viestit otetaan käyttöön, sähköpostiosoitteen pitää olla sellainen, jota luetaan. Vanha käytöstä poistunut osoite tekee palvelusta vaarallisen.
4. Katsokaa paperiposti erikseen. Osa lähettäjistä ei ole palvelussa mukana, joten postilaatikon tyhjennys jää edelleen jonkun tehtäväksi.
5. Asettakaa määräaika. Merkitkää kalenteriin päivä, jolloin valtuudet käydään uudelleen läpi. Vanhentunut valtuus on turha riski.
6. Sopikaa mitä tehdään väärinkäytöksen epäilyssä. Kuka soittaa pankkiin, kuka tekee ilmoituksen, missä järjestyksessä.

Jos toinen osapuoli tarvitsee apua käyttöönotossa, apu kannattaa antaa vierellä neuvoen eikä tekemällä puolesta. Sama periaate koskee kaikkea ikäihmisen digiapua: tavoite on että ihminen tekee itse sen minkä pystyy. Jos oma osaaminen ei riitä, digituki on maksutonta ja sitä saa myös kasvokkain.

Mistä tunnistat huijauksen, joka käyttää Suomi.fi:n nimeä

Tunnettu palvelunimi on huijarille arvokas, koska se avaa viestin. Viranomaisen nimissä lähetetty viesti, joka vaatii kirjautumaan linkin kautta juuri nyt, on syytä käsitellä kalasteluna kunnes toisin todistetaan.

Muistisääntö on yksinkertainen: mene palveluun itse, älä viestin kautta. Kirjoita osoite selaimeen tai käytä kirjanmerkkiä. Jos viesti oli aito, sama asia on siellä odottamassa. Älä myöskään anna henkilötunnusta puhelimessa soittajalle, joka väittää tarvitsevansa sen valtuutusta varten. Henkilötunnus on tunniste eikä todiste, ja sen kalastelu on yksi tavallisimmista identiteettivarkauden alkuvaiheista.