Mitä vainajan sähköpostille, puhelimelle ja some-tileille tehdään?

Vainajan sähköposti suljetaan viimeisenä, ei ensimmäisenä. Syy on mekaaninen: lähes jokainen muu palvelu, verkkokaupasta suoratoistoon, on rekisteröity sähköpostiosoitteeseen, ja palvelu lähettää palautuslinkin, irtisanomisvahvistuksen ja kuitin juuri sinne. Sama koskee puhelinnumeroa, johon tulevat tekstiviestikoodit. Jos postilaatikko tai liittymä katoaa ensimmäisenä, jokainen sen jälkeen hoidettava tili muuttuu lukoksi, jonka avain on jo heitetty pois.

Tässä artikkelissa on kolme asiaa, joita ei löydy samalta sivulta muualta: järjestys, jossa vainajan digitaaliset asiat kannattaa purkaa, taulukko siitä mitä kuusi yleisintä palvelua omaisille sallii, ja suomalainen erityispiirre, jonka vuoksi kuolinpesä joutuu kotimaisissakin palveluissa vielä paperin varaan.

Miksi sähköposti suljetaan viimeisenä

Ohjeissa näkee usein neuvon sulkea vainajan sähköposti mahdollisimman pian, jotta kukaan ei pääse käyttämään sitä väärin. Huoli on aiheellinen, mutta johtopäätös on väärä. Hoitamaton tili voi päätyä kaappauksen kohteeksi, ja vainajan nimissä tehtävä identiteettivarkaus on todellinen ilmiö. Sulkeminen ei kuitenkaan poista vainajan nimissä olevia muita tilejä. Se vain vie omaisilta välineen, jolla ne saisi hallitusti kiinni.

Mekanismi on sama kuin elävän ihmisen kohdalla. Tilin palautus toimii lähes aina niin, että palvelu lähettää linkin tai koodin tilille merkittyyn sähköpostiin tai puhelinnumeroon. Kun ne ovat poissa, palautus vaatii asiakaspalvelun käsittelyä, jos sitä on tarjolla lainkaan. Monessa ilmaisessa palvelussa ei ole.

Siksi sähköposti kannattaa pitää auki ja turvassa koko purkamisen ajan. Jos omaisilla on pääsy postilaatikkoon, sieltä löytyy myös luettelo: kuitit, tilausvahvistukset ja uutiskirjeet kertovat, missä palveluissa vainajalla oli tili. Se on usein ainoa kattava luettelo, joka on olemassa.

Pääsy postilaatikkoon on kuitenkin eri asia kuin lupa käyttää sitä. Isot palvelut eivät luovuta salasanoja kenellekään, kuten Google ohjeessaan suoraan sanoo, eikä vainajan tunnuksilla kirjautuminen tee omaisesta tilin hallinnoijaa. Kun pääsy on olemassa, sitä käytetään tilien kartoittamiseen ja vahvistusviestien vastaanottamiseen, ei vainajan nimissä viestimiseen.

Puhelinliittymää ei kannata irtisanoa ensimmäisenä

Sama logiikka koskee liittymää. Kaksivaiheinen tunnistautuminen lähettää koodin tekstiviestinä, ja moni palvelu käyttää puhelinnumeroa myös palautustienä. Kun liittymä irtisanotaan, koodit lakkaavat tulemasta kenellekään perheessä.

Liittymään liittyy toinenkin asia, joka on syytä erottaa tästä. Mobiilivarmenne on sidottu SIM-korttiin, ja se on vainajan henkilökohtainen tunnistusväline. Sillä tunnistaudutaan vainajana, ei kuolinpesän edustajana, joten se ei ole omaisten työkalu, vaikka puhelin ja tunnusluku olisivat tallessa. Kuolinpesän asiat hoidetaan omilla tunnuksilla ja kuolinpesän valtakirjoilla. Varmenne lakkaa joka tapauksessa toimimasta, kun liittymä lopetetaan.

Liittymä kannattaa siis irtisanoa vasta, kun tilit on käyty läpi eikä yhtään tekstiviestikoodia enää odoteta. Siihen asti liittymän kuukausimaksu on halpa vakuutus.

Mitä kukin palvelu omaisille sallii

Palvelut jakautuvat kahteen ryhmään. Googlessa ja Applessa ratkaisee lähes kokonaan se, mitä vainaja itse asetti eläessään. Facebookissa ja LinkedInissä omaiset voivat tehdä enemmän jälkikäteen, mutta he eivät saa pääsyä viesteihin. Microsoft ja WhatsApp eivät käytännössä tarjoa omaisille omaa reittiä lainkaan.

Google: kaikki ratkeaa etukäteen

Googlen tilin käyttämättömyydenhallinnassa tilin omistaja valitsee enintään kymmenen henkilöä, jotka saavat tiedon tai pääsyn hänen valitsemaansa dataan. Kontaktit saavat viestin vasta, kun tili on ollut käyttämättä omistajan asettaman ajan. Google arvioi aktiivisuuden useasta merkistä, kuten kirjautumisista, Gmailin käytöstä ja Android-kirjautumisista. Valittavissa olevat odotusajat näkyvät vasta itse asetusnäkymässä, eikä ohjesivu luettele niitä.

Jos olet itse nimetty kontakti, saat sähköpostin vasta odotusajan jälkeen. Viesti on joko pelkkä ilmoitus tai pääsy ladattavaan dataan sen mukaan, mitä tilin omistaja valitsi. Ohjesivu ei kerro, kuinka kauan latausmahdollisuus on voimassa, joten lataa aineisto heti eikä vasta hautajaisten jälkeen.

Jos asetusta ei ole tehty, omaisille jää Googlen kuolemantapauslomake. Sillä voi pyytää tilin sulkemista, tiliin kohdistuvaa maksua tai tietoja tilistä, mutta Google kertoo tekevänsä päätöksen tapauskohtaisen selvityksen jälkeen eikä lupaa mitään etukäteen. Erikseen kannattaa tietää, että Google pidättää oikeuden poistaa tilin datoineen, jos sitä ei ole käytetty vähintään kahteen vuoteen. Odottaminen ei siis säilytä mitään.

Apple: käyttöavain on koko järjestelyn ydin

Applen tilin perijä saa pääsyn kuviin, viesteihin, muistiinpanoihin, tiedostoihin ja laitteiden varmuuskopioihin, kun hän esittää käyttöavaimen ja kuolintodistuksen. Avain syntyy sillä hetkellä, kun perijä valitaan, joten sen pitää olla perijän tallessa. Ilman avainta pelkkä sukulaisuus ei avaa tiliä. Perijän on oltava vähintään 13-vuotias, ja ikäraja vaihtelee maittain.

Käytössä kiertää sekaannus: Applen termi on käyttöavain, ei pääsyavain. Pääsyavaimet kuuluvat iCloud-avainnippuun, ja juuri avainnippu on se osa, jota perijä ei saa. Samaan ryhmään kuuluvat maksutiedot ja salasanat. Ostettu musiikki, elokuvat ja kirjat eivät myöskään siirry. Perijöitä voi olla useita, ja kuoleman jälkeen jokainen voi tehdä tilin tiedoista päätöksiä itsenäisesti.

Facebook: muistotili ei ole pääsy

Facebookin perintöyhteyshenkilö on yksi Facebook-kaveri. Hän voi hoitaa muistotilaan siirrettyä tiliä: kirjoittaa kiinnitetyn julkaisun, vastata kaveripyyntöihin, vaihtaa profiili- ja kansikuvan ja poistaa tilin kokonaan. Hän ei voi kirjautua tilille, lukea viestejä, muokata vanhoja julkaisuja eikä poistaa kavereita. Vaihtoehdoksi tilin omistaja voi valita, että tili poistetaan heti ja kokonaan kuoleman jälkeen. Alaikäinen ei voi nimetä perintöyhteyshenkilöä.

Jos vainaja ei valinnut mitään, omaiset joutuvat päättämään muistotilin ja poiston välillä. Valinnoilla on yksi ratkaiseva ero: muistotilan voi myöhemmin purkaa poistamalla tilin, mutta poistettua tiliä ei saa takaisin. Perintöyhteyshenkilö voi poistaa muistotilaan siirretyn tilin milloin tahansa. Jos perheessä ollaan eri mieltä tai suru on vielä tuore, muistotila on se valinta, joka jättää molemmat vaihtoehdot auki.

Microsoft, WhatsApp ja LinkedIn

Microsoft kertoo, ettei se yleensä voi luovuttaa tietoja muille kuin tilin haltijalle. Sisällön luovuttamista se harkitsee vasta, kun sille toimitetaan pätevä haaste tai tuomioistuimen määräys. Erillinen asiakastuen kautta kulkeva menettely kuolintodistuksineen ja perimysasiakirjoineen on mainittu vain Saksalle ja Kiinalle, ei Suomelle. Ilman tunnuksia tili hoituu ajan kanssa: Outlook.com- ja OneDrive-tilit jäädytetään vuoden käyttämättömyyden jälkeen ja sisältö poistetaan pian sen jälkeen, ja Microsoft-tili vanhenee kahden vuoden käyttämättömyyden jälkeen. Tämä tarkoittaa, että OneDriveen tallennetut perhekuvat katoavat, jos niitä ei saada talteen vuoden sisällä.

WhatsAppin tili poistetaan sovelluksen omasta asetuksesta, joten poistaminen edellyttää pääsyä vainajan puhelimeen. Viestit säilyvät tyypillisesti laitteella eivätkä palvelimella, joten puhelin on ainoa paikka, jossa keskusteluhistoria on. Jos puhelinta ei ole, tili poistuu yleensä itsestään 120 päivän käyttämättömyyden jälkeen, eikä siitä ilmoiteta kenellekään.

LinkedIn erottaa kaksi pyyntöä. Profiilin muuttamista muistoprofiiliksi voi pyytää kuka tahansa, joka osoittaa yhteytensä vainajaan. Tilin sulkeminen vaatii kuolintodistuksen ja asiakirjan, joka osoittaa pyytäjän oikeuden edustaa vainajaa. LinkedInin luettelemat asiakirjat ovat anglosaksisia tai tuomioistuimen määräyksiä, eikä suomalaista perukirjaa mainita.

Kuinka kauan tili odottaa, jos mitään ei tehdä

Kuolema ei pysäytä palvelujen omia käyttämättömyyden kelloja. Ne käyvät samalla tavalla kuin minkä tahansa unohdetun tilin kohdalla, ja ne ovat syy siihen, että osa asioista on kiireellisiä ja osa ei.

Googlen kohdalla sanamuoto on tärkeä. Google ei lupaa poistaa tiliä tasan kahden vuoden kohdalla, vaan pidättää oikeuden tehdä niin. Tili voi siis säilyä pidempäänkin, mutta sen varaan ei kannata laskea mitään. Kahden muun kohdalla luvut ovat palvelun oman ohjeen ilmoittamia aikoja.

Taulukosta seuraa käytännön järjestys sille, mitä tallennetaan ensin. Puhelimen viestit ja OneDriven sisältö ovat kiireellisimmät, Googlen aineisto tulee niiden jälkeen. Facebookin ja Applen ohjesivut eivät kerro vastaavaa aikarajaa, joten niistä ei voi päätellä kiirettä kumpaankaan suuntaan.

Kuolinpesä ei voi käyttää Suomi.fi-valtuuksia

Kotimaisissa palveluissa voisi olettaa, että Suomi.fi-valtuudet ratkaisevat asian. Ne eivät ratkaise. Suomi.fi:n ohjeen mukaan henkilön kuolinpesän puolesta ei voi asioida Suomi.fi-valtuuksien avulla, koska kuolinpesän osakkaita ei ole merkitty mihinkään rekisteriin. Valtuusjärjestelmä ei siis tiedä, keillä on oikeus toimia.

Poikkeus koskee kuolinpesää, joka jatkaa vainajan elinkeinotoimintaa ja jolla on Y-tunnus. Silloin osakkaat voivat valtuuttaa virkailijavaltuuttamispalvelun kautta henkilön tai esimerkiksi tilitoimiston hoitamaan elinkeinotoimintaan liittyviä asioita. Tavallisen kuolinpesän arkiasioihin tämä ei ulotu.

Muutos on tulossa. Digi- ja väestötietovirasto kertoi 17.10.2025, että vuonna 2027 palveluntarjoajat voivat tarjota digitaalisen tavan asioida kuolinpesän puolesta. Suomi.fi-valtuudet tarkastaa silloin asiointioikeuden kuolinpesän osakasrekisteristä ja valtuusrekisteristä, ja asiointi perustuu joko osakasrekisterin roolitietoihin tai sähköiseen valtuutukseen, jonka kaikki osakkaat vahvistavat. Tähän asti asiointi on vaatinut käyntiasiointia ja paperisten valtakirjojen keräämistä osakkailta.

Kaksi rajausta kannattaa huomata. Muutos koskee palveluja, jotka käyttävät Suomi.fi-valtuuksia ja ottavat sen käyttöön: sanamuoto on, että palveluntarjoajat voivat tarjota sähköisen tavan, ei että kaikkien on pakko. Toiseksi Google, Apple, Meta ja Microsoft eivät käytä Suomi.fi-valtuuksia lainkaan, joten niiden kanssa taulukon menettelyt pysyvät ennallaan vuoden 2027 jälkeenkin.

Tietopyyntö ei avaa vainajan tietoja

Moni omainen yrittää saada vainajan tiedot tekemällä palvelulle tietopyynnön. Se ei toimi. Tietosuoja-asetuksen johdanto-osan 27 kappaleen mukaan asetusta ei sovelleta kuolleiden henkilötietoihin, ja jäsenvaltiot voivat säätää niistä omia sääntöjään. Koska asetus ei koske vainajaa, rekisteröidyn oikeudet eivät tarjoa omaisille reittiä vainajan tietoihin.

Reitti on siksi palvelun oma kuolemantapausmenettely, ja palvelu päättää itse, mitä se luovuttaa. Poikkeus on tieto, joka koskee myös elävää ihmistä. Jos vainajan tilillä on sinua koskevia tietoja, voit pyytää niitä omina tietoinasi, mutta et vainajan puolesta.

Milloin tämä järjestys ei päde

Kolmessa tilanteessa järjestystä kannattaa muuttaa.

Ensimmäinen on kaapattu tili. Jos vainajan tililtä alkaa lähteä viestejä tai julkaisuja, joita kukaan omaisista ei lähettänyt, tili on jonkun muun käytössä. Silloin kiireellisintä on ilmoittaa palvelulle ja varoittaa vainajan yhteystietoja, ei postilaatikon säilyttäminen.

Toinen on työpaikan tili. Työnantajan antama sähköposti tai Microsoft- tai Google-tili kuuluu organisaatiolle, joten sen sulkemisesta ja sisällöstä päättää työnantaja. Henkilökohtaisista tiedostoista kannattaa kysyä työnantajalta, mutta taulukon menettelyt eivät koske näitä tilejä.

Kolmas on erimielisyys. Osakkaat päättävät kuolinpesän asioista yhdessä, ja juuri siksi tuleva sähköinen menettely vaatii kaikkien osakkaiden vahvistuksen. Palvelujen omat menettelyt eivät kuitenkaan aina kysy muiden mielipidettä. Applen tilin perijät voivat kukin tehdä päätöksiä itsenäisesti, ja Facebookin perintöyhteyshenkilö voi poistaa tilin yksin. Sopikaa peruuttamattomista toimista ennen kuin kukaan tekee niitä.

Järjestys vaihe vaiheelta

1. Turvaa sähköposti ja puhelin. Älä irtisano liittymää äläkä sulje postilaatikkoa. Pidä puhelin ladattuna ja tallessa.
2. Kartoita tilit. Käy läpi postilaatikon kuitit ja tilausvahvistukset sekä tiliotteiden toistuvat veloitukset.
3. Pysäytä maksulliset tilaukset. Irtisano ne palvelukohtaisesti ja säilytä vahvistukset. Microsoft neuvoo myös sulkemaan maksukortin tai ilmoittamaan pankille.
4. Tallenna se, mikä katoaa. OneDriven sisältö poistuu noin vuoden käyttämättömyyden jälkeen ja WhatsAppin viestit ovat vain puhelimessa. Nämä ovat kiireellisimmät.
5. Tarkista etukäteisvalinnat. Selvitä, onko joku nimetty Googlen käyttämättömyydenhallintaan, Applen tilin perijäksi tai Facebookin perintöyhteyshenkilöksi.
6. Tee palvelujen kuolemantapauspyynnöt. Facebook, LinkedIn ja Google omilla lomakkeillaan.
7. Sulje tai siirrä some-tilit muistotiloiksi. Päätös kuuluu omaisille yhdessä, koska muistotili jää näkyviin.
8. Irtisano liittymä ja sulje sähköposti viimeisenä, kun yhtään vahvistusviestiä tai koodia ei enää odoteta.

Tee tämä nyt itse

Edellä kuvattu on raskas tehtävä omaisille, ja suurin osa raskaudesta johtuu siitä, ettei mitään ole valittu etukäteen. Kolme asetusta vie yhteensä vähemmän aikaa kuin yksi kuolemantapauslomake.

1. Google: avaa tilin asetuksista tilin käyttämättömyydenhallinta, valitse odotusaika, nimeä henkilöt ja päätä, mitä dataa kukin saa ja poistetaanko tili lopuksi.
2. Apple: lisää tilin perijä ja varmista, että hän tallentaa käyttöavaimen. Ilman avainta valinta ei hyödytä ketään.
3. Facebook: valitse perintöyhteyshenkilö tai valitse tilin poisto kuoleman jälkeen. Kerro valinnasta läheisille, kuten Facebook itsekin suosittelee.
4. Microsoft ja WhatsApp: niissä ei ole perintötoimintoa, joten ainoa etukäteen tehtävä valmistelu on omasi. Tallenna OneDriven tärkeät kuvat myös muualle ja ota WhatsAppin keskusteluista varmuuskopio. Kerro luotetulle läheiselle, mistä hän löytää puhelimen avauskoodin, koska keskusteluhistoria ja WhatsAppin poistotoiminto ovat vain puhelimessa.

Kirjoita lisäksi luettelo tärkeimmistä tileistä ja kerro, missä se on. Salasanat paperilla ovat tähän järkevämpi ratkaisu kuin moni ajattelee, kunhan paperi säilytetään kuten muutkin tärkeät asiakirjat. Jos haluat karsia tilejä jo nyt, some-tilin poistaminen kertoo, miten se tehdään niin, ettei mitään tarpeellista katoa.