Tietopyyntö omista tiedoista: näin teet sen ja mitä saat

Moni tekee tietopyynnön odottaen listaa nimestä, osoitteesta ja sähköpostista. Juuri ne tiedot ovat kuitenkin niitä, jotka lukija jo tietää. Tarkastusoikeuden arvo on toisaalla: siinä osassa aineistoa, jota et ole itse kirjoittanut mihinkään lomakkeeseen. Kirjautumislokit, ostohistoria, asiakaspalvelun muistiinpanot, sijaintitiedot ja järjestelmän sinusta päättelemät luokittelut ovat kaikki henkilötietoa, ja ne kuuluvat pyynnön piiriin.

Tässä artikkelissa käydään läpi pyynnön tekeminen käytännössä: mitä pyyntö kattaa, miten se muotoillaan, miksi henkilöllisyytesi varmistetaan ja mitä vastauksesta pitää käydä ilmi. Oikeuksien kokonaiskuva ja se, mikä oikeus sopii mihinkin tilanteeseen, on selitetty erikseen artikkelissa rekisteröidyn oikeudet.

Mitä tarkastusoikeus todella kattaa

Tarkastusoikeus jakautuu kahteen osaan, jotka menevät usein sekaisin. Ensimmäinen on jäljennös tiedoista: itse aineisto, jota rekisterinpitäjä sinusta käsittelee. Toinen on selitys käsittelystä: joukko asioita, jotka rekisterinpitäjän on kerrottava jäljennöksen lisäksi.

Selitykseen kuuluu tietosuoja-asetuksen mukaan ainakin seuraava.

• Mihin tarkoituksiin tietoja käsitellään.
• Mitä henkilötietoryhmiä käsitellään, esimerkiksi yhteystiedot, ostotiedot tai terveystiedot.
• Kenelle tietoja on luovutettu tai aiotaan luovuttaa, ja luovutetaanko niitä EU:n ulkopuolelle.
• Kuinka kauan tietoja säilytetään tai millä perusteella säilytysaika määräytyy.
• Mistä tiedot on saatu, jos niitä ei ole kerätty sinulta itseltäsi.
• Tehdäänkö sinusta automaattisia päätöksiä tai profilointia, ja mikä on käsittelyn logiikka pääpiirteittäin.
• Oikeutesi pyytää oikaisua, poistoa tai käsittelyn rajoittamista sekä oikeutesi tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Tietolähteiden kertominen on kohta, joka jää usein vastauksesta pois ja jota kannattaa erikseen vaatia. Se paljastaa, onko organisaatio ostanut sinusta tietoa muualta, päivittänyt osoitteesi väestötietojärjestelmästä tai saanut sinusta luottotiedon.

Sähköisessä palvelussa jäljennös kattaa myös teknisen aineiston. Kirjautumisten aikaleimat, laitetunnisteet, evästeisiin sidotut tunnisteet ja muu käyttöön liittyvä metatieto ovat henkilötietoa silloin, kun ne on liitetty tiliisi tai muuhun tunnisteeseen, jolla sinut voidaan erottaa muista.

Mitä pyyntö ei kata

Tarkastusoikeus on laaja mutta ei rajaton. Neljä rajausta selittää suurimman osan kieltävistä vastauksista.

Toisten ihmisten tiedot. Jäljennös ei saa loukata muiden oikeuksia. Käytännössä tämä tarkoittaa, että asiakirjoista peitetään toisten henkilöiden nimiä ja tietoja. Peittäminen ei kuitenkaan oikeuta jättämään koko asiakirjaa antamatta.

Liikesalaisuudet ja ohjelmiston toteutus. Saat tiedon käsittelyn logiikasta pääpiirteittäin, et algoritmin lähdekoodia tai pisteytysmallin kaavaa.

Tieto, joka ei koske sinua. Yrityksen sisäinen ohje tai toisen asiakkaan sopimus ei ole sinun henkilötietosi, vaikka lukisit sen mielelläsi.

Anonymisoitu aineisto. Jos tunnistetiedot on poistettu niin, ettei sinua voi kohtuullisin keinoin tunnistaa, aineisto ei ole enää henkilötietoa eikä kuulu pyynnön piiriin.

Tarkastusoikeus ei myöskään ole sama asia kuin siirto-oikeus. Siirto-oikeudella saat koneluettavassa muodossa vain ne tiedot, jotka olet itse antanut ja joita käsitellään suostumuksen tai sopimuksen perusteella. Tarkastusoikeus kattaa laajemman aineiston mutta ei takaa siirtokelpoista tiedostomuotoa.

Näin teet pyynnön

1. Etsi oikea vastaanottaja. Tietosuojaselosteessa kerrotaan rekisterinpitäjä ja usein myös tietosuojavastaavan osoite. Käytä sitä osoitetta, jos sellainen on annettu.
2. Käytä palvelun omaa lomaketta tai latauspainiketta, jos se on olemassa. Monessa isossa palvelussa on tilin asetuksissa toiminto, joka kokoaa tiedot valmiiksi paketiksi. Se on nopein reitti, mutta tarkista mitä se sisältää.
3. Kirjoita pyyntö selkeästi. Riittää, kun kerrot vetoavasi tietosuoja-asetuksen mukaiseen tarkastusoikeuteen ja pyytäväsi jäljennöstä sekä siihen liittyvät lisätiedot. Käytä sanaa tarkastuspyyntö, jotta viesti ohjautuu oikeaan käsittelyyn.
4. Rajaa pyyntö, jos aineistoa on paljon. Voit pyytää esimerkiksi vain asiakaspalvelun kirjauksia tai tietyn ajanjakson tapahtumia. Rajaus nopeuttaa käsittelyä ja tekee vastauksesta luettavamman.
5. Kerro, missä muodossa haluat vastauksen. Jos teet pyynnön sähköisesti, tiedot annetaan yleensä sähköisessä muodossa.
6. Merkitse päivämäärä muistiin. Määräajan pituus on säädetty tietosuoja-asetuksessa, ja voimassa olevan määräajan sekä sen pidentämisen ehdot kannattaa tarkistaa tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilta osiosta, joka käsittelee rekisteröidyn oikeuksia.

Älä lähetä pyynnön mukana ylimääräisiä liitteitä. Passikopio tai henkilötunnus ei kuulu ensimmäiseen viestiin, ellei palvelu ole niitä perustellusti pyytänyt.

Miksi henkilöllisyytesi varmistetaan

Tunnistautumisvaatimus tuntuu byrokratialta, mutta se suojaa sinua. Jos rekisterinpitäjä luovuttaisi koko asiakashistoriasi kenelle tahansa, joka lähettää nimesi sisältävän sähköpostin, tarkastusoikeudesta tulisi työkalu vainoamiseen ja identiteettivarkauteen. Tästä syystä asetus sallii pyytää lisätietoja silloin, kun rekisterinpitäjällä on perusteltua syytä epäillä pyytäjän henkilöllisyyttä.

Varmistuksessa pätee kolme sääntöä, jotka kannattaa tuntea.

• Varmistus saa olla vain niin raskas kuin riski edellyttää. Kirjautuneen käyttäjän kohdalla riittää usein se, että pyyntö tehdään tilin kautta.
• Rekisterinpitäjä ei saa kerätä varmistuksen varjolla uusia tietoja itselleen. Jos sinusta ei ole ennestään henkilötunnusta, sitä ei pitäisi kysyä vain tarkastuspyynnön takia.
• Varmistukseen käytettyä aineistoa ei saa säilyttää pidempään kuin varmistus vaatii.

Vahvaa tunnistautumista käytetään silloin, kun aineisto on arkaluonteista, esimerkiksi terveys- tai talousasioissa. Miten pankkitunnukset ja varmenteet toimivat tunnistusvälineinä, on selitetty artikkelissa vahva tunnistautuminen.

Näin luet vastauksen

Vastaus tulee usein tiedostopakettina, jossa on satoja rivejä. Käy se läpi seuraavan taulukon mukaan, niin näet nopeasti onko vastaus riittävä.

Kiinnitä huomiota kolmeen asiaan. Ensinnäkin päätellyt tiedot: luokittelut, kiinnostuskohteet ja segmentit kertovat, millaisena palvelu sinua pitää. Toiseksi vanhat tiedot: jos aineistossa on tietoja ajalta, jolloin et ollut asiakas, säilytysaika on syytä kyseenalaistaa. Kolmanneksi virheet: väärä osoite tai vanhentunut tieto kannattaa korjauttaa oikaisupyynnöllä samalla kertaa.

Jos vastaus paljastaa, että tietojasi on kerätty laajemmin kuin arvasit, voit jatkaa muihin oikeuksiin. Poiston edellytykset on käyty läpi artikkelissa tietojen poistopyyntö, ja markkinoinnin voi lopettaa erikseen artikkelissa suoramarkkinoinnin kielto kuvatulla tavalla.

Latauspainike ei aina korvaa tarkastuspyyntöä

Monessa palvelussa on asetuksissa toiminto, joka kokoaa tietosi ladattavaksi paketiksi. Se on kätevä ja usein järkevä ensimmäinen askel, mutta sen sisältö on palvelun itsensä valitsema. Paketti on tyypillisesti rakennettu siirto-oikeutta varten, jolloin se sisältää lähinnä sen, mitä olet itse palveluun syöttänyt.

Kaksi asiaa jää tällaisesta paketista säännöllisesti puuttumaan. Ensimmäinen on selitysosa: tarkoitukset, vastaanottajat, säilytysajat ja tietolähteet. Toinen on aineisto, jota palvelu ei pidä käyttäjälle näytettävänä, kuten sisäiset luokittelut, riskipisteytykset ja asiakaspalvelun kirjaukset.

Järkevä järjestys on siis kaksivaiheinen. Lataa ensin valmis paketti ja käy se läpi. Lähetä sen jälkeen kirjallinen tarkastuspyyntö, jossa kerrot ladanneesi paketin ja pyydät nimenomaan niitä osia, jotka siitä puuttuvat. Näin pyyntö on täsmällinen ja rekisterinpitäjän on vaikeampi vastata pelkällä linkillä latauspainikkeeseen.

Kenen puolesta pyynnön voi tehdä

Tarkastusoikeus on henkilökohtainen, mutta sitä voi käyttää myös toisen puolesta silloin kun siihen on peruste.

• Valtuutettuna. Toinen aikuinen voi tehdä pyynnön puolestasi, jos hänellä on valtakirja tai sähköinen valtuus. Rekisterinpitäjä saa varmistaa valtuutuksen ennen tietojen luovuttamista.
• Huoltajana. Huoltaja voi käyttää oikeutta pienen lapsen puolesta. Mitä vanhemmasta lapsesta on kyse, sitä enemmän painoa saa lapsen oma tahto, ja osassa palveluita ja etenkin terveydenhuollossa nuori voi käyttää oikeutta itse.
• Edunvalvojana. Edunvalvonta tai edunvalvontavaltuutus antaa oikeuden toimia päämiehen puolesta siinä laajuudessa kuin määräys kattaa.

Se, mitä et voi tehdä, on yhtä tärkeää tietää. Puolison, aikuisen lapsen tai vanhemman tietoja ei saa luovuttaa sinulle pelkän sukulaisuuden perusteella, eikä kuolleen henkilön tietoja käsitellä tarkastusoikeuden nojalla lainkaan, koska tietosuoja-asetus suojaa eläviä henkilöitä.

Jos vastausta ei kuulu tai se on puutteellinen

Ensimmäinen askel on muistutus. Lähetä lyhyt viesti, jossa viittaat alkuperäiseen pyyntöön, sen päivämäärään ja siihen, että kyse on tietosuoja-asetuksen mukaisesta tarkastusoikeudesta. Yllättävän moni pyyntö on jäänyt vain väärään postilaatikkoon, koska se lähti yleiseen asiakaspalveluun eikä ohjautunut tietosuojasta vastaavalle.

Puutteellinen vastaus kannattaa käsitellä eri tavalla kuin vastaamatta jättäminen. Nimeä yksilöidysti se, mikä puuttuu, esimerkiksi tietolähteet tai kirjautumislokit, ja pyydä joko aineisto tai perusteltu selitys siitä miksi sitä ei anneta. Perusteltu kieltäytyminen on laillinen lopputulos, mutta se on kirjattava ja perusteltava, eikä hiljaisuus riitä perusteluksi.

Jos muistutus ei auta, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle. Valitus on maksuton, ja siihen kannattaa liittää kopio pyynnöstä, tieto lähetyspäivästä ja saatu vastaus, jos sellainen tuli. Toimisto voi kehottaa rekisterinpitäjää täyttämään velvollisuutensa ja antaa määräyksen, jos velvollisuus on laiminlyöty.

Erillinen tilanne on tietovuoto. Silloin tarkastuspyyntö on hyödyllinen keino selvittää, mitä tietoja sinusta oli rekisterissä, mutta se ei korvaa vuodon jälkeisiä suojatoimia.

Tarkistuslista ennen kuin lähetät

• Pyyntö on osoitettu rekisterinpitäjälle, ei ohjelmiston toimittajalle.
• Viestissä lukee selvästi, että kyse on tarkastuspyynnöstä.
• Pyydät sekä jäljennöstä että lisätietoja, erityisesti tietolähteitä.
• Et ole liittänyt henkilötunnusta tai asiakirjakopioita ilman pyyntöä.
• Olet tallentanut päivämäärän ja viestin itsellesi.
• Tiedät, mitä teet vastauksen jälkeen: oikaisu, poisto vai markkinointikielto.

Jos haluat kartoittaa laajemmin, mitä sinusta ylipäätään löytyy eri palveluista, kannattaa aloittaa artikkelista mitä sinusta löytyy verkosta ja tehdä tietopyynnöt vasta sen jälkeen niihin palveluihin, joilla on eniten tietoa.