Tiedostojen synkronointi: miten se toimii ja milloin se pettää

Kansio, joka näyttää samalta kannettavalla, työkoneella ja puhelimella, tuntuu taialta. Taika loppuu sinä päivänä, kun poistat kansion siivotessasi ja huomaat kahden minuutin päästä, että se on poissa myös kaikilta muilta laitteilta.

Tässä on koko asian ydin. Synkronointi ei säilytä tiedostojasi. Se pitää huolen siitä, että jokainen laite näkee saman nykyhetken. Jos nykyhetki on virheellinen, kaikki laitteet näkevät virheellisen nykyhetken.

Ero on sama kuin peilin ja valokuva-albumin välillä. Peili kertoo miltä näytät nyt. Albumi kertoo miltä näytit ennen. Varmuuskopiointi on albumi, ja siitä kertoo oma artikkelinsa 3-2-1-säännöstä ja varmuuskopioinnista. Tämä artikkeli käsittelee peiliä: miten se toimii ja missä kohdissa se pettää.

Miten ohjelma huomaa, että tiedosto muuttui

Synkronointiohjelma tekee kolme asiaa jatkuvasti: tarkkailee kansiota, ylläpitää luetteloa ja siirtää eroja.

Käyttöjärjestelmä osaa ilmoittaa ohjelmalle, kun seuratussa kansiossa tapahtuu jotain. Ohjelma ei siis lue koko kansiota sekunnin välein, vaan saa herätteen muutoksesta. Sen lisäksi se tekee ajoittain täyden tarkistuksen, koska herätteitä voi jäädä saamatta esimerkiksi silloin kun kone on ollut sammuksissa.

Ohjelma pitää omaa paikallista luetteloaan siitä, missä tilassa jokainen tiedosto oli viime onnistuneen synkronoinnin hetkellä: koko, muokkausaika ja tiedostosta laskettu tarkistusluku. Kun se herää, se vertaa nykytilaa luetteloon eikä toisen laitteen tiedostoihin. Tämä on tärkeä yksityiskohta. Suurin osa oudoista tilanteista syntyy siitä, että luettelo ja levyn todellinen sisältö ovat ajautuneet erilleen, esimerkiksi varmuuskopion palautuksen tai levyn tarkistuksen jälkeen.

Kun ohjelma toteaa, että tiedosto on muuttunut, se ei yleensä lähetä koko tiedostoa. Se pilkkoo tiedoston lohkoihin, laskee jokaisesta lohkosta tarkistusluvun ja lähettää vain ne lohkot, joita palvelimella ei vielä ole. Suuresta esitysgrafiikasta voi siirtyä muutama kilotavu, vaikka tiedosto on satoja megatavuja.

Muutoksen näkyminen toisella laitteella vaatii kaksi asiaa: että lähettävä laite ehtii viedä muutoksen palvelimelle ja että vastaanottava laite on hereillä. Puhelin ja kannettava eivät kuuntele palvelinta jatkuvasti, koska se kuluttaisi akkua, vaan tarkistavat tilanteen herätessään ja säännöllisin välein. Siksi muutos voi näkyä toisella laitteella heti ja toisella vasta kun avaat kansion.

Tähän on kaksi tärkeää poikkeusta. Jos tiedosto on salattu tai pakattu kokonaisuutena, pieni muutos sisällössä muuttaa lähes koko tiedoston, jolloin lohkovertailu ei auta ja koko tiedosto siirtyy uudelleen. Sama koskee monia ohjelmien omia tietokantamuotoja. Siksi yksittäinen pieni muokkaus voi joskus syödä yllättävän paljon kaistanleveyttä.

Miksi ristiriitakopioita syntyy

Ristiriita syntyy, kun sama tiedosto on muuttunut kahdessa paikassa sen jälkeen, kun laitteet olivat viimeksi samassa tilassa. Tavallisin tapa saada se aikaan on tämä: muokkaat tiedostoa kannettavalla lentokoneessa, ja samaan aikaan kollega tai oma pöytäkoneesi muokkaa samaa tiedostoa verkossa.

Kun kone palaa verkkoon, ohjelma huomaa kaksi eri versiota, joilla on sama lähtökohta. Se ei voi tietää kumpi on oikea. Kellonaika ei kelpaa perusteeksi, koska laitteiden kellot voivat olla eri ajassa ja myöhemmin tallennettu versio voi silti olla huonompi.

Siksi ohjelma tekee ainoan turvallisen ratkaisun: se säilyttää molemmat. Toinen jää alkuperäiselle nimelle ja toinen saa nimen, jossa on maininta ristiriidasta sekä laitteen nimi tai päivämäärä. Ristiriitakopio on siis merkki siitä, että ohjelma teki työnsä oikein.

Ristiriitoja vähentää kolme tapaa:

• Sulje tiedosto, kun lopetat sen muokkaamisen. Auki oleva asiakirja tallentuu monessa ohjelmassa itsestään ja pitää tiedostoa muuttuvassa tilassa.
• Odota, että synkronointi on valmis ennen kuin suljet kannen tai sammutat koneen. Ohjelman kuvake kertoo tilan.
• Käytä yhteismuokkaukseen palvelun omaa verkkomuokkausta, joka yhdistää muutokset lauseen tarkkuudella. Se on eri mekanismi kuin tiedostojen synkronointi.

Jos ristiriitakopio on jo syntynyt, älä poista kumpaakaan ennen kuin olet avannut molemmat ja katsonut kumpi sisältää työsi. Puuttuvan tekstin voi usein löytää myös palvelun versiohistoriasta, jonka säilytysaika kannattaa tietää etukäteen.

Tilaa säästävä ja valikoiva synkronointi

Kun pilvessä on enemmän aineistoa kuin koneen levyllä on tilaa, käytössä on kaksi eri ratkaisua. Ne sekoitetaan usein toisiinsa, vaikka ne käyttäytyvät eri tavalla.

Tilaa säästävässä tilassa kansiolistaus on paikallinen mutta sisältö ei. Tiedosto näkyy nimeltä, koolta ja kuvakkeeltaan, ja se ladataan vasta kun avaat sen. Tämä on kätevää, kunnes olet junassa ilman kenttää. Silloin tiedosto on olemassa vain nimenä. Ratkaisu on merkitä tarvittavat kansiot pysyvästi laitteella pidettäviksi ennen matkaa.

Valikoivassa synkronoinnissa kannattaa muistaa yksi ansa: kun poistat kansion valinnasta, ohjelma poistaa sen koneelta. Se on tarkoituksellista eikä kadota mitään pilvestä, mutta jos kansio oli ainoa kopio ja sitä ei ollut vielä siirretty ylös, tilanne on toinen. Odota aina, että synkronointi näyttää valmista ennen valintojen muuttamista.

Poisto leviää yhtä nopeasti kuin muutos

Poisto on muutos siinä missä muokkauskin. Kun poistat tiedoston yhdellä laitteella, ohjelma vie tiedon poistosta palvelimelle ja sieltä kaikille muille laitteille. Tämä on tarkoitus, ei vika, mutta se tekee synkronoinnista huonon turvaverkon.

Sama koskee turmeltumista. Jos tiedosto vahingoittuu levyvirheen takia tai kiristyshaittaohjelma salaa kansion sisällön, synkronointi vie salatut versiot pilveen ja sieltä muille laitteille. Kopioita on silloin monta, mutta kaikki ovat rikki.

Turvaverkkoja on kaksi, ja molemmat ovat rajallisia:

1. Palvelun roskakori. Poistettu tiedosto säilyy palautettavana rajatun ajan. Aika vaihtelee palvelun ja tilaustason mukaan.
2. Versiohistoria. Tiedoston aiemmat versiot säilyvät rajatun ajan, ja niihin voi palata yksitellen.

Kumpikin sijaitsee samassa palvelussa ja saman tilin takana kuin alkuperäinen aineisto. Jos tili kaapataan tai suljetaan, molemmat menevät mukana. Siksi synkronoinnin päälle tarvitaan erillinen kopio, ja sen toimivuus kannattaa testata etukäteen niin kuin artikkelissa palautus varmuuskopiosta neuvotaan.

Mitä ei kannata laittaa synkronoituun kansioon

Synkronointi olettaa, että tiedosto kirjoitetaan valmiiksi ja suljetaan. Kaikki tiedostot eivät toimi näin, ja niiden kanssa synkronointi joko rikkoo tiedoston tai siirtää sitä loputtomasti.

Jätä synkronoinnin ulkopuolelle ainakin nämä:

• Tietokantatiedostot, joita ohjelma pitää auki koko ajan, kuten kirjanpito-ohjelmien tai sähköpostiohjelmien omat arkistot.
• Virtuaalikoneiden levykuvat ja muut jatkuvasti muuttuvat suuret tiedostot.
• Ohjelmien asennuskansiot ja väliaikaistiedostot. Ne ovat laitekohtaisia eivätkä toimi toisella koneella.
• Kehitysprojektien riippuvuuskansiot, joissa on kymmeniä tuhansia pieniä tiedostoja. Ne hidastavat synkronointia kohtuuttomasti.
• Aineisto, jota et saa viedä palveluun. Työnantajan tai asiakkaan aineistolle on usein oma ohjeensa, ja jaettu vastuu tarkoittaa, että tämän arvioiminen kuuluu sinulle eikä palveluntarjoajalle.

Useimmissa ohjelmissa poissuljettavat kansiot voi määritellä asetuksista. Jos ohjelmasi ei osaa sitä, siirrä kyseiset kansiot synkronoidun kansion ulkopuolelle.

Puhelimen kuvasiirto kannattaa erottaa tästä omaksi asiakseen. Se ei useimmiten ole kaksisuuntaista synkronointia vaan yksisuuntainen lähetys: kuvat siirtyvät puhelimesta pilveen, mutta pilvestä poistaminen ei aina poista niitä puhelimesta eikä päinvastoin. Ero on hyvä tarkistaa asetuksista, koska juuri tässä kohtaa moni luulee poistaneensa kuvat vain toisesta paikasta ja huomaa myöhemmin poistaneensa ne molemmista.

Nimien ja merkkien ansat

Osa synkronoinnin oudoista virheistä ei liity verkkoon lainkaan vaan siihen, että käyttöjärjestelmät käsittelevät tiedostonimiä eri tavalla.

Kolme tavallista ansaa:

• Kielletyt merkit. Windows ei salli tiedostonimessä merkkejä kuten kaksoispiste tai kysymysmerkki, kun taas muissa järjestelmissä ne kelpaavat. Toiselta koneelta tullut nimi voi siis olla mahdoton luoda.
• Isot ja pienet kirjaimet. Osa tiedostojärjestelmistä pitää nimiä Raportti.docx ja raportti.docx samana tiedostona, osa eri tiedostoina. Kahdesta tiedostosta voi tulla yksi tai päinvastoin.
• Ääkköset. Merkin ä voi tallentaa yhtenä merkkinä tai kahden merkin yhdistelmänä, ja eri järjestelmät suosivat eri tapaa. Unicode-standardi kuvaa nämä esitysmuodot ja niiden yhtenäistämisen. Käytännössä ilmiö näkyy siten, että samannimisiä kansioita ilmestyy kaksi.

Näiden välttäminen on helppoa: pidä nimet yksinkertaisina, käytä väliviivoja ja alaviivoja erikoismerkkien sijaan, ja vältä hyvin pitkiä kansiopolkuja. Pitkä polku on oma ongelmansa, koska osa ohjelmista ei osaa käsitellä tiettyä pituutta pidempiä polkuja.

Kun synkronointi jää jumiin: tarkistuslista

Kun tilakuvake pyörii tuntikausia tai yksi tiedosto ei suostu siirtymään, käy nämä läpi järjestyksessä.

1. Katso mitä ohjelma sanoo. Lähes kaikissa ohjelmissa on lista siirtymättä jääneistä tiedostoista ja syy jokaiselle. Aloita siitä, älä arvauksista.
2. Tarkista tila palvelussa. Täysi kiintiö pysäyttää lähetykset mutta ei aina näy selvästi.
3. Sulje tiedosto ja ohjelma, joka pitää sitä auki. Auki oleva tiedosto on yleisin yksittäinen syy.
4. Tarkista nimi. Erikoismerkit, hyvin pitkä polku tai nimen lopussa oleva välilyönti estävät siirron.
5. Tarkista tiedoston koko. Palveluilla on yksittäisen tiedoston kokoraja, joka on selvästi pienempi kuin tilin koko tila.
6. Käynnistä synkronointiohjelma uudelleen, sitten laite. Tämä rakentaa paikallisen luettelon uudelleen ja korjaa suuren osan tilanteista.
7. Jos ongelma koskee kaikkia laitteita, tutki verkko. Katso onko vika yhteydessä vai palvelussa, ennen kuin asennat mitään uudelleen.
8. Ota kopio ennen ohjelman poistamista ja uudelleenasennusta. Kopioi synkronoitu kansio muualle levylle. Näin mikään uudelleenasennuksen aikainen yllätys ei vie ainoaa versiota.

Viimeinen kohta on tärkein. Suurin osa synkronointiin liittyvistä tietojen menetyksistä ei tapahdu itse viasta vaan siitä, mitä käyttäjä tekee vikaa korjatessaan.