Tietojen poistopyyntö: milloin tiedot on oikeasti poistettava

Puhekielessä käytetty ilmaus oikeus tulla unohdetuksi antaa väärän mielikuvan. Se lupaa täydellistä katoamista, mutta laki puhuu poisto-oikeudesta, joka on ehdollinen ja rajattu. Poisto ei ole palvelu, jonka asiakas tilaa, vaan seuraus siitä että käsittelyllä ei ole enää perustetta. Tämä ero selittää lähes kaikki kielteiset vastaukset.

Tässä artikkelissa käydään läpi, milloin poistoa voi vaatia, mitkä poikkeukset syövät sen ja mitä kannattaa pyytää silloin kun poisto ei etene. Rekisteröidyn oikeudet kokonaisuutena on esitelty artikkelissa rekisteröidyn oikeudet, eikä niitä toisteta tässä.

Kuusi perustetta, joilla poistoa voi vaatia

Tietosuoja-asetus luettelee tilanteet, joissa rekisterinpitäjän on poistettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Käytännössä pyyntö kannattaa perustella yhdellä näistä.

1. Tietoja ei enää tarvita. Alkuperäinen käyttötarkoitus on päättynyt, esimerkiksi rekrytointi on ratkennut tai asiakassuhde päättynyt kauan sitten.
2. Peruutit suostumuksen. Käsittely perustui suostumukseen eikä sille ole muuta perustetta.
3. Vastustit käsittelyä eikä painavampaa perustetta ole. Tämä koskee oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä.
4. Vastustit suoramarkkinointia. Markkinointitarkoitus poistuu aina, kun sitä vastustetaan.
5. Käsittely oli lainvastaista. Tietoja on käsitelty ilman perustetta tai vastoin asetusta.
6. Poisto on lakisääteinen velvollisuus. Jokin muu laki edellyttää tietojen poistamista.

Erikseen mainittu on tilanne, jossa tiedot on kerätty lapselta verkkopalvelun käytön yhteydessä. Sen taustalla on ajatus, ettei lapsena annettu tieto saa jäädä painamaan aikuisikään.

Jos mikään näistä ei sovi tilanteeseesi, poistopyyntö on todennäköisesti väärä työkalu. Silloin kannattaa harkita oikaisua, käsittelyn rajoittamista tai markkinointikieltoa, jota käsitellään artikkelissa suoramarkkinoinnin kielto.

Suostumuksen peruuttaminen on suorin reitti

Kun käsittely perustuu suostumukseen, sinun ei tarvitse perustella mitään. Riittää, että peruutat suostumuksen, ja peruuttamisen pitää olla yhtä helppoa kuin sen antaminen oli. Peruutus vaikuttaa jatkoon, ei taaksepäin: aiempi käsittely pysyy laillisena, mutta se on lopetettava eteenpäin.

Peruuttaminen ei kuitenkaan automaattisesti tarkoita, että kaikki tiedot katoavat. Sama tieto voi olla käsittelyssä myös toisella perusteella. Uutiskirjeen tilaajaksi ilmoittautuminen perustuu suostumukseen, mutta jos olet samalla tehnyt tilauksen, ostotapahtuman tiedot ovat kirjanpidossa lakisääteisen velvoitteen nojalla, eikä suostumuksen peruuttaminen kosketa niitä lainkaan.

Sama koskee verkkoseurantaa. Evästeisiin perustuva mainonta pyörii yleensä suostumuksella, joten suostumuksen peruuttaminen katkaisee sen. Palvelun omat tekniset lokit voivat silti jatkua toisella perusteella, koska ne palvelevat tietoturvaa eivätkä markkinointia.

Milloin tiedot jäävät, vaikka pyytäisit

Poisto-oikeus väistyy tilanteissa, jotka on lueteltu asetuksessa. Taulukko kokoaa ne ja kertoo, mitä niiden kohdalla voi realistisesti odottaa.

Käytännössä yleisin syy kielteiseen vastaukseen on ensimmäinen rivi. Kun ostat jotain, syntyy tosite, jonka säilytysajasta säädetään muualla kuin tietosuoja-asetuksessa. Rekisterinpitäjä ei voi poistaa sitä, vaikka haluaisi. Tästä syystä hyvä kielteinen vastaus kertoo, mitkä tiedot jäävät, millä perusteella ja kuinka kauan.

Toinen usein toistuva tilanne on avoin reklamaatio tai maksamaton lasku. Niin kauan kuin osapuolten välillä on selvittämätön vaade, tietoja tarvitaan sen käsittelyyn.

Poisto, anonymisointi ja varmuuskopiot

Poisto ei ole yksi tekninen tapahtuma vaan monta. Rekisterinpitäjän on poistettava tiedot aktiivikäytöstä, mutta niitä voi jäädä väliaikaisesti muihin paikkoihin.

• Varmuuskopiot. Kopiot kierrätetään yleensä säännöllisin välein, ja poistettu tieto häviää niistä vasta kun kierto etenee. Poistettua tietoa ei kuitenkaan saa palauttaa käyttöön kopiosta. Miten varmuuskopiointi ylipäätään toimii, on selitetty artikkelissa varmuuskopiointi.
• Versiohistoria ja lokit. Tekniset lokit voivat säilyä tietoturvasyistä oman aikataulunsa mukaan, mutta niitäkin koskee säilytysajan perustelu.
• Anonymisointi poiston sijaan. Jos aineistosta poistetaan kaikki, mikä mahdollistaa tunnistamisen kohtuullisin keinoin, lopputulos ei ole enää henkilötietoa. Tämä on hyväksyttävä ratkaisu esimerkiksi tilastoinnissa.

Kun palvelu ilmoittaa poistaneensa tilisi, kannattaa lukea ilmoitus tarkkaan. Tilin sulkeminen, tilin poistaminen ja tietojen poistaminen tarkoittavat eri asioita. Sosiaalisen median palveluiden osalta ero on käyty läpi artikkelissa some-tilin poistaminen.

Hakutuloksen poisto on eri asia kuin sivun poisto

Tämä sekaantuu useammin kuin mikään muu kohta. Verkossa oleva tieto on kahden eri toimijan hallussa.

Sivuston ylläpitäjä päättää itse sisällöstä. Jos haluat tiedon pois kokonaan, pyyntö on osoitettava sille. Jos sivu on journalistinen julkaisu, poisto-oikeus väistyy usein sananvapauden edessä.

Hakukone on oma rekisterinpitäjänsä sen osalta, mitä se indeksoi ja näyttää hakutuloksissa. Hakukoneelle voi tehdä pyynnön poistaa tietty tulos nimelläsi tehdystä hausta. Silloin alkuperäinen sivu jää verkkoon, mutta se ei löydy nimihaulla samalla tavalla.

Hakukone tekee punninnan yksityisyytesi ja yleisön tiedonsaanti-intressin välillä. Vanha, virheellinen tai epäolennainen tieto tavallisesta ihmisestä painaa poiston puolelle. Julkiseen tehtävään, ammattirooliin tai tuoreeseen ja yhteiskunnallisesti merkittävään asiaan liittyvä tieto painaa toiseen suuntaan. Kielteisestä päätöksestä voi tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle samalla tavalla kuin mistä tahansa muusta rekisterinpitäjän päätöksestä.

Jos et tiedä mitä sinusta ylipäätään löytyy, kartoitus kannattaa tehdä ennen pyyntöjä. Menetelmä on kuvattu artikkelissa mitä sinusta löytyy verkosta.

Viranomaisrekisterit ja luottotiedot ovat oma lukunsa

Yksityisen yrityksen asiakasrekisteri ja lakiin perustuva viranomaisrekisteri toimivat eri logiikalla. Väestötietojärjestelmässä olevaa nimeä, henkilötunnusta tai osoitetta ei poisteta pyynnöstä, koska rekisterin sisällöstä säädetään laissa eikä rekisterinpitäjä voi valita sen sisältöä. Sama koskee muun muassa kaupparekisteriä ja verotuksen tietoja.

Se ei tarkoita, ettei mitään voisi tehdä. Käytettävissä on kaksi muuta keinoa. Ensimmäinen on oikaisu: virheellinen tieto korjataan, ja tämä onnistuu myös viranomaisrekisterissä. Toinen on tietojen luovutuksen rajoittaminen. Digi- ja väestötietovirastolta voi hakea turvakieltoa, jolloin yhteystietoja ei luovuteta ulkopuolisille, vaikka tiedot itsessään jäävät järjestelmään.

Luottotietomerkinnät ovat välimuoto. Ne ovat yksityisen luottotietorekisterin pitäjän hallussa, mutta merkintöjen sisällöstä ja säilytysajoista säädetään laissa. Yksittäistä maksuhäiriömerkintää ei siis poisteta pelkän pyynnön perusteella, mutta virheellisen merkinnän oikaisua voi vaatia ja perusteeton merkintä on korjattava.

Kun sekä poisto että oikaisu ovat pois suljettuja, jäljelle jää käytännössä sen tarkistaminen, ettei tietoja käytetä laajemmin kuin peruste sallii. Siihen sopii tarkastuspyyntö, jolla saat selville kenelle tietoja on luovutettu.

Näin teet poistopyynnön

1. Tarkista ensin, mitä sinusta on tallennettu. Tarkastuspyyntö antaa listan, jonka perusteella osaat rajata poistopyynnön. Ohje löytyy artikkelista tietopyyntö omista tiedoista.
2. Nimeä peruste. Kirjoita, mihin edellä mainituista kuudesta perusteesta vetoat. Perusteltu pyyntö käsitellään eri tavalla kuin pelkkä vaatimus.
3. Rajaa pyyntö. Kerro, koskeeko pyyntö kaikkia tietoja vai esimerkiksi vain markkinointirekisteriä tai tiettyä ajanjaksoa.
4. Pyydä tieto siitä, mitä jää jäljelle. Pyydä rekisterinpitäjää kertomaan, mitkä tiedot säilyvät, millä perusteella ja kuinka kauan.
5. Pyydä välittämään poisto eteenpäin. Jos tietoja on luovutettu muille, rekisterinpitäjän on ilmoitettava poistosta vastaanottajille, ellei se ole mahdotonta tai kohtuuttoman työlästä.
6. Merkitse päivämäärä muistiin. Määräajan pituus on säädetty asetuksessa, ja voimassa oleva määräaika kannattaa tarkistaa tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilta.

Älä poista omaa tiliäsi ennen kuin olet saanut tarvitsemasi tiedot ulos. Tilin sulkeuduttua kirjautuminen ei enää onnistu, ja pyynnön tekeminen jälkikäteen on hankalampaa.

Kun vastaus on kielteinen

Kielteinen vastaus ei tarkoita, että asia on ohi. Käy läpi kolme kysymystä.

Onko perustelu konkreettinen? Vastaus, jossa lukee vain että tietoja tarvitaan liiketoiminnassa, ei riitä. Perustelussa pitää olla nimetty peruste ja säilytysaika tai sen määräytymisperuste.

Voisiko jokin lievempi keino auttaa? Jos poisto ei onnistu, pyydä käsittelyn rajoittamista tai markkinointikieltoa. Rajoittaminen jäädyttää tietojen käytön ilman että ne katoavat, ja se sopii erityisesti silloin kun riidan selvittely on kesken.

Onko tieto virheellinen? Oikaisu onnistuu usein silloinkin kun poisto ei onnistu, koska säilytysvelvollisuus ei estä väärän tiedon korjaamista.

Jos vastaus ei näiden jälkeenkään vakuuta, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle. Valitus on maksuton. Liitä mukaan pyyntösi, sen päivämäärä ja saamasi vastaus. Toimisto voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen poistaa tiedot tai lopettaa käsittely.

Poisto ei myöskään korjaa jo tapahtunutta vahinkoa. Jos tiedot ovat vuotaneet, poistopyyntö ei saa vuotanutta kopiota takaisin, ja tilanteessa kannattaa keskittyä suojatoimiin, jotka on kuvattu artikkelissa tietojen poistopyyntö käytännössä.

Näin arvioit poiston mahdollisuudet etukäteen

Käy tämä lista läpi ennen kuin lähetät pyynnön. Se kertoo melko luotettavasti, mihin suuntaan vastaus kallistuu.

• Millä perusteella tietoja käsitellään? Suostumus ja oikeutettu etu antavat parhaat mahdollisuudet, lakisääteinen velvoite käytännössä heikoimmat.
• Onko käyttötarkoitus vielä voimassa? Päättynyt asiakassuhde tai ratkennut rekrytointi tukee poistoa.
• Liittyykö tietoihin rahaa tai sopimusta? Tositteet, laskut ja sopimusasiakirjat säilyvät lähes aina.
• Onko asiassa avointa riitaa? Silloin tiedot säilyvät vaateen selvittämisen ajan.
• Onko kyse julkaisusta vai rekisteristä? Julkaisun poistaminen on eri kysymys kuin asiakasrekisteristä poistaminen.
• Riittäisikö vähempi? Markkinointikielto, oikaisu tai rajoittaminen ratkaisee monen ongelman nopeammin kuin poistopyyntö.

Jos lista näyttää, ettei poisto etene, kannattaa valita se oikeus, joka sopii tilanteeseen. Sillä pääsee useammin maaliin kuin toistamalla vaatimusta, jolle ei ole perustetta.