Saako työnantaja avata työntekijän sähköpostin?

Työnantaja saa avata työntekijän sähköpostin vain silloin, kun laissa luetellut ehdot täyttyvät kaikki yhtä aikaa: viesti kuuluu selvästi työnantajalle, työntekijä on estynyt hoitamasta asiaa, hänen suostumustaan ei saada kohtuullisessa ajassa ja tiedon saaminen on välttämätöntä. Kaikissa muissa tilanteissa vastaus on ei, myös silloin kun työnantaja epäilee jotain.

Asiasta kiertää kaksi vastakkaista käsitystä. Ensimmäisen mukaan työsähköposti kuuluu työnantajalle, joten työnantaja saa lukea sitä vapaasti. Toisen mukaan työnantaja ei saa koskaan koskea työntekijän postilaatikkoon. Kumpikin on väärin. Ensimmäinen elää, koska se kuulostaa omistusoikeudelta: palvelin, ohjelmisto ja verkkotunnus ovat työnantajan, ja pääkäyttäjä näkee teknisesti kaiken. Laki ei kuitenkaan suojaa laitetta vaan viestintää. Perustuslain 10 §:n 2 momentin mukaan kirjeen, puhelun ja muun luottamuksellisen viestin salaisuus on loukkaamaton, ja tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan muotoa etunimi.sukunimi@organisaatio.fi oleva osoite ja sinne tulleet henkilökohtaiset viestit kuuluvat tämän suojan piiriin. Toinen käsitys taas unohtaa, että laissa on erillinen menettely juuri työnantajalle kuuluvien viestien saamiseksi.

Säännökset ovat yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759/2004) 6 luvussa, pykälissä 18 - 20. Laki koskee työntekijöiden lisäksi virkamiehiä ja muita julkisoikeudellisessa palvelussuhteessa olevia. Tämä artikkeli kokoaa yhteen lain menettelyn, tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeet työsuhteen päättymisestä, rikoslain rangaistukset ja sähköisen viestinnän palveluista annetun lain säännökset lokitiedoista. Teksti kuvaa, mitä laki vaatii, eikä ole oikeudellista neuvontaa yksittäiseen tapaukseen.

Ensin työnantajan on järjestettävä vaihtoehdot

Lain 18 § on ehto kaikelle muulle. Työnantajalla on oikeus hakea esiin tai avata viestejä ainoastaan, jos se on ensin järjestänyt sähköpostin niin, että poissaolo ei katkaise asioiden hoitoa. Pykälä luettelee kolme keinoa, joista ainakin yhden on oltava työntekijän käytettävissä:

1. Automaattinen vastaus. Työntekijä voi laittaa päälle poissaoloviestin, joka kertoo poissaolosta, sen kestosta ja siitä, kuka hoitaa tehtävät sillä välin.
2. Viestien ohjaus. Työntekijä voi ohjata viestit toiselle työnantajan hyväksymälle henkilölle tai toiseen omaan, työnantajan hyväksymään osoitteeseen.
3. Sijaisen suostumus. Työntekijä voi antaa suostumuksen siihen, että hänen valitsemansa henkilö ottaa poissaolon aikana vastaan hänelle tulevat viestit selvittääkseen, onko joukossa työnantajalle selvästi tarkoitettu viesti.

Järjestys on tärkeä. Työnantaja, joka ei ole antanut työntekijöille näitä mahdollisuuksia, ei pääse vetoamaan seuraaviin pykäliin lainkaan. Laissa ei siis ole oikotietä, jossa avaaminen korvaisi puuttuvan poissaolokäytännön.

Yksi yksityiskohta yllättää usein myös työnantajat. Jos työntekijä unohti laittaa poissaoloviestin päälle, sen asettaminen jälkikäteen hänen puolestaan vaatii kirjautumista hänen tililleen. Tietosuojavaltuutetun käsikirjan mukaan henkilökohtaisen sähköpostitilin avaaminen työnantajan tai pääkäyttäjän toimesta pelkän poissaoloviestin laittamiseksi edellyttää ensisijaisesti työntekijän suostumusta, ellei tilanteessa täyty 18 - 20 §:n ehdot. Ensimmäinen liike on siis aina kysyä työntekijältä, ei avata tiliä. Työnantaja saa sen sijaan päättää palvelintason ratkaisuista, kuten koko organisaation yleisestä automaattisesta vastauksesta, koska se ei edellytä kenenkään postilaatikon avaamista.

Kolmas keino on käytännössä tavallisin, ja se toimii oman sääntönsä mukaan. Lain 20 §:n 3 momentin mukaan henkilö, jolle viestit on ohjattu tai jolle työntekijä on antanut suostumuksen, saa avata viestin, mutta hänen on noudatettava samaa kirjaamismenettelyä kuin työnantajan, ellei työntekijä ole suostunut muuhun. Tietosuojavaltuutetun ohjeen mukaan suostumus on milloin tahansa peruutettavissa, työnantajalla on näyttötaakka sen olemassaolosta, ja hallituksen esityksen mukaan suostumukselle olisi suositeltavaa määritellä voimassaoloaika.

Milloin viestejä saa etsiä ja milloin avata

Laki erottaa kaksi vaihetta. Esiin hakeminen tarkoittaa, että pääkäyttäjän oikeuksin katsotaan viestien lähettäjä-, vastaanottaja- ja otsikkotietoja ja selvitetään, onko postilaatikossa työnantajalle kuuluvia viestejä. Avaaminen tarkoittaa viestin sisällön lukemista. Avaaminen on mahdollista vain, jos hakeminen olisi sallittua.

Esiin hakeminen on 19 §:n mukaan sallittua, kun työnantajan on välttämätöntä saada viesteistä tieto neuvottelujen loppuun saattamiseksi, asiakkaiden palvelemiseksi tai toimintansa turvaamiseksi, ja lisäksi kaikki neljä ehtoa täyttyvät:

Ensimmäinen ehto rajaa enemmän kuin moni huomaa. Jos työpaikalla on asianhallintajärjestelmä, josta työntekijän hoitamat asiat näkyvät, oikeutta hakea viestejä ei synny, koska tieto saadaan muuta kautta. Neljäs ehto taas tarkoittaa, että ensimmäinen yritys on aina soittaa tai lähettää viesti työntekijälle ja kysyä lupaa.

Avaaminen vaatii 20 §:n mukaan vielä kaksi asiaa lisää. Lähettäjän, vastaanottajan tai otsikon perusteella on oltava ilmeistä, että viesti on selvästi työnantajalle kuuluva. Lisäksi viestin lähettäjään tai vastaanottajaan ei saada yhteyttä sisällön selvittämiseksi tai viestin lähettämiseksi uudelleen työnantajan osoittamaan osoitteeseen. Jos asiakkaan voi tavoittaa ja pyytää lähettämään tarjouksen toiselle henkilölle, viestiä ei avata.

Otsikko "Tarjous, projekti 2026" asiakkaalta, jonka kanssa neuvottelut ovat kesken, täyttää ilmeisyyden vaatimuksen. Viesti, jonka otsikko on "Hei" tuntemattomalta lähettäjältä, ei täytä. Viesti, josta ei voi päätellä, onko se työasia, jää avaamatta.

Näin avaaminen tehdään laillisesti

Laki määrää myös tekijät ja paperit. Esiin hakeminen ja avaaminen tehdään tietojärjestelmän pääkäyttäjän valtuuksia käyttävän henkilön avulla, ja avaamisessa on oltava läsnä toinen henkilö. Menettely on tarkka juuri siksi, että tekninen este on pieni. Viestit ovat organisaation palvelimella, ja kuten artikkeli miten sähköposti toimii kertoo, salaus suojaa viestiä siirtoväleillä mutta palvelin näkee sisällön selvänä. Raja on siis laissa, ei tekniikassa.

Avaamisesta laaditaan 20 §:n 2 momentin mukaan siihen osallistuneiden allekirjoittama selvitys. Siitä on käytävä ilmi viisi asiaa:

1. mikä viesti avattiin
2. miksi se avattiin
3. milloin se avattiin
4. kuka avaamisen teki
5. kenelle viestin sisällöstä on kerrottu.

Selvitys on toimitettava työntekijälle ilman aiheetonta viivytystä. Avattu viesti on säilytettävä, eikä sen sisältöä tai lähettäjätietoja saa käsitellä laajemmin kuin avaamisen tarkoitus vaatii. Avaamiseen osallistuneet eivät saa kertoa viestin sisällöstä sivullisille työsuhteen aikana eivätkä sen jälkeen.

Jos haku ei johtanut minkään viestin avaamiseen, selvitys laaditaan silti. Siitä ilmenevät hakemisen syy, ajankohta ja tekijät, ja sekin toimitetaan työntekijälle. Jos palaat lomalta etkä ole saanut selvitystä, mutta epäilet postilaatikkoasi käsitellyn, voit kysyä asiaa työnantajalta ja pyytää käsittelystä tiedot tietopyynnöllä, koska sähköpostitili ja sen viestit ovat henkilötietoa.

Yksityinen viesti ja työsuhteen loppu

Lain oikeudet koskevat vain työnantajalle kuuluvia viestejä. Yksityistä viestiä, joka on tullut työosoitteeseen, ei saa avata millään 6 luvun perusteella, eikä sitä saa avata myöskään siksi, että se löytyi haun yhteydessä. Jos otsikosta näkyy, että viesti on yksityinen, se jää koskematta. Sama koskee sijaista, jolle viestit on ohjattu. Sähköisen viestinnän palveluista annetun lain 136 §:n mukaan se, joka on saanut tiedon viestistä, jota ei ole tarkoitettu hänelle, ei saa ilman viestinnän osapuolen suostumusta kertoa sen sisällöstä tai käyttää sitä hyväkseen.

Työsuhteen päättyessä tilanne muuttuu kokonaan. Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan työsuhteen päätyttyä ei enää ole laillista perustetta käsitellä työntekijän sähköpostitiliä, joten työnantajan on viestinnän luottamuksellisuuden turvaamiseksi suljettava lähteneen työntekijän osoite. Osoitteen pitäminen auki ja viestien kääntäminen "välitä edelleen" -toiminnolla vaativat työntekijän suostumuksen. Jos osoite on tarkoitus pitää auki rajoitetun ajan, suostumus on hankittava etukäteen. Tietosuojavaltuutetun ohjeen mukaan sinulla on oikeus vaatia työsähköpostisi sulkemista, ja vaatimus esitetään ensin kirjallisesti entiselle työnantajalle. Sama mekanismi on rekisteröidyn oikeuksissa, joista on yleiskuva artikkelissa GDPR ja rekisteröidyn oikeudet.

Ohjeen mukaan lähtötilanteiden menettelyä ei ole säädetty laissa, vaan siihen sovelletaan työpaikan etukäteen sopimia käyttösääntöjä. Jos työnantaja käyttää oikeuttaan hakea ja avata viestejä, työntekijälle on tarjottava mahdollisuus käydä viestinsä ja tiedostonsa läpi. Yksityiset viestit ja tiedostot, jotka jäävät työnantajan palvelimelle, ovat ohjeen mukaan työntekijän omaisuutta.

Lähteneen työntekijän sähköpostin lukeminen ei ole teoreettinen riski. Tietosuojavaltuutetun käsikirjassa mainitussa tapauksessa työnantaja oli pitänyt entisen työntekijän sähköpostia auki noin kolme kuukautta vastoin tämän suostumusta ja lukenut sitä. Helsingin käräjäoikeus tuomitsi työnantajan viestintäsalaisuuden loukkauksesta ja henkilörekisteririkoksesta 17.2.2006, ja Helsingin hovioikeuden ratkaisu 13.12.2006 on lainvoimainen.

Kun työntekijä on kuollut tai pysyvästi estynyt eikä hänen suostumustaan voida saada, 19 §:n 2 momentti antaa työnantajalle oikeuden etsiä työnantajalle kuuluvat viestit lähettäjä-, vastaanottaja- ja otsikkotietojen perusteella, jos asioiden selville saaminen ei ole mahdollista muilla keinoilla. Samassa tilanteessa työnantaja saa ohjeen mukaan laittaa tiliin poissaoloviestin työntekijän puolesta. Muiden tilien ja laitteiden kohtalosta kerrotaan artikkelissa vainajan digitilit.

Lokitiedot ja vuotoepäily kuuluvat eri lakiin

Kolmas tavallinen tilanne on epäily siitä, että työntekijä lähettää yrityksen tietoja ulos. Tähän työelämän tietosuojalaki ei anna oikeutta lukea viestejä. Sähköisen viestinnän palveluista annetun lain (917/2014) 146 - 156 § antavat työnantajalle, jota laki kutsuu yhteisötilaajaksi, rajatun oikeuden käsitellä välitystietoja eli tietoja siitä, kuka lähetti kenelle, milloin ja kuinka suuren viestin. Viestin sisältöön oikeus ei ulotu, eikä se koske puhelinpalvelujen välitystietoja.

Käsittely on sallittua vain kahteen tarkoitukseen: verkon tai palvelun luvattoman käytön selvittämiseen ja liikesalaisuuksien paljastamisen ehkäisemiseen ja selvittämiseen. Ennen käsittelyä työnantajan on rajoitettava pääsyä, annettava käyttäjille kirjalliset ohjeet, nimettävä käsittelijät, käsiteltävä asia yhteistoimintamenettelyssä tai kuultava työntekijöitä ja ilmoitettava käsittelyn aloittamisesta etukäteen tietosuojavaltuutetulle.

Automaattinen haku viestien koon, tyypin, määrän tai kohdeosoitteiden perusteella on sallittua. Yksittäisen henkilön tietojen manuaalinen tutkiminen vaatii perustellun epäilyn ja esimerkiksi automaattisen haun havaitseman poikkeaman. Liikesalaisuustapauksessa käsittely on rajattu niihin työntekijöihin, joilla on pääsy liikesalaisuuksiin. Manuaalisesta käsittelystä laaditaan allekirjoitettu selvitys, joka säilytetään vähintään kaksi vuotta ja annetaan tiedoksi käyttäjälle heti, kun se ei vaaranna selvitystä. Työntekijöiden edustaja ja tietosuojavaltuutettu saavat vuosittain tiedon siitä, kuinka monta kertaa ja millä perusteella tietoja on käsitelty.

Jos työnantaja epäilee liikesalaisuuden vuotoa, laillinen polku on siis välitystiedot ja tarvittaessa rikosilmoitus poliisille, ei postilaatikon avaaminen. Varsinaisten työtiedostojen päätymistä henkilökohtaisiin palveluihin käsitellään artikkelissa varjo-IT ja omat laitteet työssä.

Mitä seuraa, jos sääntöjä rikotaan

Laissa on kaksi rangaistustasoa. Työelämän tietosuojalain 24 §:n mukaan työnantaja tai sen edustaja, joka tahallaan tai törkeästä huolimattomuudesta hakee esiin tai avaa viestin vastoin 19 tai 20 §:ää, tuomitaan sakkoon yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain rikkomisesta, jollei muualla säädetä ankarampaa rangaistusta.

Ankarampi rangaistus on rikoslaissa. Rikoslain 38 luvun 3 §:n mukaan se, joka oikeudettomasti avaa toiselle osoitetun suljetun viestin tai murtaa suojauksen saadakseen tiedon sähköisesti tallennetusta viestistä, tuomitaan viestintäsalaisuuden loukkauksesta sakkoon tai vankeuteen enintään kahdeksi vuodeksi. Jos tekijä esimerkiksi käyttää hyväkseen erityistä luottamusasemaansa ja teko on kokonaisuutena arvostellen törkeä, rangaistus törkeästä viestintäsalaisuuden loukkauksesta on vankeutta enintään kolme vuotta. Molemmissa yritys on rangaistava.

Lain noudattamista valvovat työsuojeluviranomaiset yhdessä tietosuojavaltuutetun kanssa. Tietosuojavaltuutetun käsikirjan mukaan sähköpostiviestinnän luottamuksellisuus yleisellä tasolla kuuluu Traficomille, ja lainvastaisesta toiminnasta voi tehdä rikosilmoituksen tai tutkintapyynnön poliisille. Tietosuojavaltuutettu antaa tällaisessa asiassa lausunnon syyttäjälle ja tuomioistuimelle.

Mihin nämä säännöt eivät ulotu

Lain 6 luku puhuu sähköpostista, jonka työnantaja on osoittanut työntekijän käyttöön. Pikaviestimiä ja yhteistyöalustojen keskusteluja laki ei mainitse erikseen, eikä tämän artikkelin lähteistä löydy niistä tulkintaa. Perustuslain luottamuksellisen viestin suoja ei kuitenkaan ole sidottu sähköpostiin, joten chatin käytöstä ja sen viestien käsittelystä kannattaa sopia samoissa käyttösäännöissä.

Yhteisistä osoitteista, kuten koko tiimin lukemasta asiakaspalvelulaatikosta, lähteet eivät sano erikseen mitään. Tietosuojavaltuutetun ohje puhuu henkilökohtaisesta osoitteesta. Yhteisen osoitteen käyttö kannattaa siksi kirjata työpaikan sähköpostisääntöihin.

Myöskään varmuuskopioista laki ei sano erikseen mitään. Tietosuojavaltuutetun ohjeen mukaan organisaatio määrittelee käyttösäännöissään, kuinka kauan sähköposteja yleisesti säilytetään palvelimilla, tietojärjestelmissä ja varmuustallenteissa. Suljetun tilin viestit voivat siis olla olemassa varmuuskopiossa vielä jonkin aikaa, mutta se ei anna oikeutta avata niitä: avaamisen ehdot ovat samat riippumatta siitä, mistä viesti haetaan.

Oma yksityinen sähköpostitilisi ei ole työnantajan järjestelmässä lainkaan, eikä 6 luku anna työnantajalle siihen mitään oikeutta, vaikka luet sitä työkoneella. Jos taas työsähköposti on omassa puhelimessasi, työnantaja voi esimerkiksi tyhjentää työtiedot laitteelta etänä, ja siitä on syytä sopia etukäteen, kuten etätyön tietoturvassa neuvotaan.

Lopuksi työpaikan säännöt. Lain 21 §:n mukaan sähköpostin ja tietoverkon käyttö sekä työntekijän sähköpostia koskevien tietojen käsittely kuuluvat yhteistoimintalain vuoropuheluun tai, pienemmissä yrityksissä, työntekijöiden kuulemiseen ennen päätöstä. Työnantajan on tämän jälkeen tiedotettava työntekijöille sähköpostin ja tietoverkon käytöstä. Työnantaja saa päättää järjestelmistään, esimerkiksi palvelimen yleisestä automaattisesta vastauksesta, mutta se ei voi sopimuksella tai ohjeella laajentaa oikeuttaan avata viestejä yli sen, mitä laki sallii.

Tarkistuslista työntekijälle ja työnantajalle

Työntekijänä:

• Laita poissaoloviesti päälle aina ennen lomaa tai pidempää poissaoloa ja nimeä siinä sijainen. Se poistaa useimmat syyt koskea postilaatikkoosi.
• Jos annat sijaiselle suostumuksen lukea viestejäsi, anna se kirjallisesti ja määrittele, kuinka kauan se on voimassa.
• Pidä yksityiset viestit omassa sähköpostissasi. Yksityinen viesti työosoitteessa on suojattu, mutta se näkyy otsikkotasolla, jos viestejä haetaan.
• Vaadi lähtiessäsi kirjallisesti, että osoitteesi suljetaan, ellei sen auki pitämisestä ole sovittu.
• Jos huomaat, että viestejäsi on avattu ilman selvitystä, kysy asiasta ensin työnantajalta kirjallisesti. Sen jälkeen reitit ovat työsuojeluviranomainen, tietosuojavaltuutettu ja poliisi.

Työnantajana:

1. Varmista, että jokaisella on poissaoloviesti, ohjaus tai sijaisjärjestely käytettävissä. Ilman tätä et saa hakea etkä avata viestejä.
2. Käy sähköpostin käyttösäännöt läpi yhteistoimintamenettelyssä tai kuule työntekijöitä ja tiedota säännöistä.
3. Yritä aina ensin tavoittaa työntekijä ja sen jälkeen viestin lähettäjä.
4. Jos viesti on avattava, tee se pääkäyttäjän avulla toisen henkilön läsnä ollessa, laadi allekirjoitettu selvitys ja toimita se työntekijälle.
5. Sulje lähteneen työntekijän osoite ja aseta automaattinen vastaus vain, jos siitä on sovittu.