Saako työnantaja seurata työntekijän sijaintia GPS:llä?

Työnantaja saa seurata työntekijän sijaintia työautossa tai työpuhelimessa, kun paikannukselle on etukäteen määritelty tarkoitus, joka on työsuhteen kannalta välittömästi tarpeellinen, kun asia on käsitelty työntekijöiden kanssa ja kun kaikki tietävät, mitä kerätään ja miksi. Jatkuva kuljettajan tarkkailu, ajotavan arvostelu ilman tarvetta ja seuranta työajan ulkopuolella eivät täytä näitä ehtoja.

Asiasta kiertää kaksi vastakkaista käsitystä. Ensimmäisen mukaan auto ja puhelin ovat työnantajan omaisuutta, joten työnantaja saa seurata niitä miten haluaa. Se elää, koska kuulostaa järkevältä ja koska työnantajalla todella on johto- ja valvontaoikeus: se saa määrätä, miten, missä ja milloin työ tehdään. Paikannin ei kuitenkaan kerää tietoa vain autosta. Kun ajoneuvossa istuu tunnettu kuljettaja, auton sijainti on hänen sijaintinsa, ja se on henkilötietoa. Toinen käsitys on, että GPS-seuranta on yksityisyyden loukkauksena kokonaan kiellettyä. Sekin on väärin: työnantajalla voi olla hyvä syy tietää, missä kalusto on, ja laki sallii sen tietyin ehdoin.

Tämä artikkeli kokoaa yhteen yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759/2004) ajantasaisen tekstin, yhteistoimintalain (1333/2021) säännöksen siitä, missä valvonta käsitellään, EU:n tietosuojaviranomaisten työryhmän lausunnon 2/2017 kannat ajoneuvoista ja laitehallinnasta sekä Koneyrittäjien liiton ja Puuliiton suosituksen paikannuksen käyttöönotosta. Teksti kuvaa, mitä lähteet sanovat, eikä ole oikeudellista neuvontaa yksittäiseen tapaukseen.

Lähtökohta: vain välittömästi tarpeellinen tieto

Ratkaiseva säännös on lain 3 §, tarpeellisuusvaatimus. Sen mukaan työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen, työnantajan tarjoamiin etuuksiin tai työtehtävien erityisluonteeseen. Pykälän toinen virke on lyhyt ja usein unohdettu: tarpeellisuusvaatimuksesta ei voida poiketa työntekijän suostumuksella.

Tämä kumoaa yleisen käytännön, jossa työntekijä allekirjoittaa työsopimuksen liitteenä luvan paikannukseen. Lupa voi olla hyödyllinen tiedottamisen todisteena, mutta se ei laajenna sitä, mitä työnantaja saa kerätä. EU:n tietosuojaviranomaisten työryhmä (Article 29 Working Party) päätyy samaan muuta reittiä. Sen lausunnon 2/2017 mukaan suostumus on työelämässä hyvin epätodennäköinen käsittelyn peruste, ellei työntekijä voi kieltäytyä ilman haitallisia seurauksia, koska työsuhteessa osapuolet eivät ole tasavertaisia.

Lain 4 §:n mukaan työntekijää koskevat tiedot kerätään ensi sijassa häneltä itseltään, ja henkilötietojen kerääminen työsuhteen aikana on käsiteltävä yhteistoimintalain tarkoittamassa vuoropuhelussa. Paikannusjärjestelmä on juuri tällainen keräämisen tapa: se tuottaa tietoa jatkuvasti ilman, että työntekijä itse ilmoittaa mitään.

Työnantaja on lisäksi tietosuoja-asetuksen tarkoittama rekisterinpitäjä, ja sinulla on samat oikeudet kuin muissakin rekistereissä, kuten artikkeli GDPR ja rekisteröidyn oikeudet kertoo. Laki viittaa suoraan asetukseen, ja 4 §:n mukaan työntekijän oikeudesta saada pääsy tietoihinsa säädetään asetuksen III luvussa. Sinulla on siis oikeus pyytää nähtäväksi itsestäsi kerätyt sijaintitiedot, ja miten pyyntö tehdään, kerrotaan artikkelissa tietopyyntö omista tiedoista.

Hyväksyttävä tarkoitus vai yleinen valvonta

Koneyrittäjien liiton ja Puuliiton suositus luettelee esimerkkejä siitä, milloin paikannusjärjestelmän käyttö on perusteltua:

• omaisuudensuoja, kun työnantajan auto tai kone on työntekijän käytössä
• työturvallisuus
• logistinen ohjaus
• laatuseurannan kohdistaminen
• työskentely, joka tapahtuu työnantajan valvontamahdollisuuden ulkopuolella.

Työryhmä on linjannut asian samansuuntaisesti jo vuonna 2005, ja lausunto 2/2017 toistaa kannan. Sijaintitietojen käsittely voi olla perusteltua, kun seurataan ihmisten tai tavaroiden kuljetusta, kun parannetaan hajallaan olevien kohteiden palvelujen resurssien jakoa, esimerkiksi suunnittelemalla toimintaa reaaliajassa, tai kun tavoitteena on työntekijän itsensä, hänen hallussaan olevien tavaroiden tai ajoneuvon turvallisuus. Liiallista käsittely on taas silloin, kun työntekijät saavat järjestää matkansa vapaasti, tai kun ainoa tarkoitus on valvoa työntekijän työtä, jonka voisi valvoa muilla keinoin.

Raja kulkee siis tarkoituksessa. Huoltoauton paikannus, jolla päivystäjä ohjataan lähimpään kohteeseen, on eri asia kuin saman tiedon käyttäminen sen selvittämiseen, kuinka pitkään joku piti taukoa. Työryhmän mukaan työnantajan on varmistettava, ettei kerättyä tietoa käytetä lainvastaiseen jatkokäsittelyyn, kuten työntekijöiden seurantaan ja arviointiin. Se lainaa omaa vuoden 2011 lausuntoaan: ajoneuvon seurantalaitteet eivät ole henkilöstön seurantalaitteita, eikä niitä pidä käyttää kuljettajien käyttäytymisen tai olinpaikan seuraamiseen, esimerkiksi lähettämällä hälytyksiä ajonopeudesta.

Vaikka tarkoitus olisi oikeutettu, työryhmän mukaan ensin on arvioitava, onko käsittely välttämätöntä, ja sen jälkeen, onko toteutus oikeasuhtainen ja voisiko saman saavuttaa lievemmällä keinolla. Esimerkkinä lausunnossa on kuljetusyritys, joka asensi kaikkiin autoihinsa ohjaamon ääntä ja kuvaa tallentavan kameran kuljettajien ajotaidon parantamiseksi. Työryhmä katsoi, ettei yrityksen oikeutettu etu mene kuljettajien oikeuksien edelle, koska jatkuva tallennus on vakava puuttuminen yksityisyyteen ja onnettomuuksia voi ehkäistä esimerkiksi hätäjarrutus- ja kaistavahtijärjestelmillä.

Tilanteet rinnakkain

Työaika loppuu, seuranta loppuu

Kun työautoa tai työpuhelinta saa käyttää myös illalla ja viikonloppuna, paikannus tuottaa tietoa myös työntekijän vapaa-ajasta. Siksi raja on vedettävä etukäteen.

Työryhmän mukaan sijaintitiedon arkaluonteisuuden vuoksi on epätodennäköistä, että työntekijöiden ajoneuvojen sijainnin seurannalle sovitun työajan ulkopuolella olisi oikeusperustetta. Jos ajoneuvon yksityiskäyttö on sallittu, tärkein keino on mahdollisuus kieltäytyä: työntekijän pitäisi lähtökohtaisesti voida kytkeä paikannus tilapäisesti pois, kun erityiset olosuhteet sitä perustelevat, esimerkiksi lääkärikäynnin ajaksi. Näin työntekijä voi itse suojata osan sijaintitiedoistaan yksityisinä.

Koneyrittäjien liiton ja Puuliiton suositus sanoo saman velvoitteena. Työnantajan on huolehdittava siitä, että työntekijä voi kytkeä paikannuksen päälle ja pois, kun on sovittu, että päätelaitetta tai autoa saa käyttää työajan ja työmatkan ulkopuolella. Suositus kertoo, että asiasta lausunnon antaneen tietosuojavaltuutetun mukaan työnantajan työnjohto- ja valvontaoikeus ei ulotu työntekijän vapaa-aikaan eikä esimerkiksi lakisääteisen työstä vapautuksen aikana tapahtuvaan liikkumiseen.

Huomaa sanavalintojen ero. Työryhmä puhuu sovitusta työajasta, suositus työajasta ja työmatkasta. Suosituksen mukaan pois kytkemisen mahdollisuus koskee siis aikaa näiden molempien ulkopuolella, eikä työmatkaa automaattisesti lueta vapaa-aikaan. Työmatkan käsittely kannattaa siksi sopia erikseen, kun paikannus otetaan käyttöön.

Työnantajalla voi silti olla syy tietää, missä kallis auto on yöllä. Työryhmä antaa tähän mallin, joka on oikeasuhtainen riskiin nähden. Varkauden estämiseksi auton sijaintia ei tallenneta työajan ulkopuolella, ellei auto poistu laajaksi määritellyltä alueelta, joka voi olla maakunta tai jopa maa. Lisäksi sijainti näytetään vain hätätilassa: työnantaja avaa jo tallennetun tiedon näkyviin vasta, kun auto on poistunut alueelta. Sallittua on siis varautua varkauteen, ei katsoa, missä kuljettaja vietti lauantai-iltansa.

Työpuhelin ja oma puhelin

Puhelimessa paikannus tulee yleensä laitehallinnan kautta, ei erillisestä laitteesta. Työryhmän mukaan laitehallinta antaa työnantajalle mahdollisuuden paikantaa laitteen etänä, asentaa asetuksia ja sovelluksia ja poistaa tietoja, ja moni palvelu mahdollistaa laitteen reaaliaikaisen seurannan, vaikka sitä ei olisi ilmoitettu varastetuksi.

Työryhmän kanta on tarkka:

1. Vaikutustenarviointi ensin. Tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi pitäisi tehdä ennen käyttöönottoa, jos tekniikka on uusi tai uusi kyseiselle rekisterinpitäjälle.
2. Tarkoitus rajataan. Etäpaikannuksella kerättyä tietoa käsitellään määriteltyä tarkoitusta varten, eikä se saa olla eikä voida olla osa laajempaa jatkuvan valvonnan ohjelmaa.
3. Sijainti ei näy oletuksena. Järjestelmän voi suunnitella tallentamaan sijainnin näyttämättä sitä työnantajalle, jolloin tieto tulee saataville vasta, kun laite ilmoitetaan kadonneeksi.
4. Työntekijälle kerrotaan. Laitehallinnan piirissä olevien työntekijöiden on tiedettävä, millaista seurantaa tehdään ja mitä se heille merkitsee.

Oma puhelin työkäytössä on vaikeampi tapaus. Työryhmän mukaan laitteen sijainnin ja liikenteen seuranta voi olla työnantajan oikeutettu etu sen vastuulla olevien tietojen suojaamiseksi, mutta lainvastaista silloin, kun kyse on työntekijän omasta laitteesta ja seuranta kattaa myös hänen yksityis- ja perhe-elämäänsä. Yksityisen ja työkäytön erottamiseksi on oltava keinot. Jos yksityiskäytön valvontaa ei voi estää, työnantajan on harkittava, kieltääkö se kyseisen laitteen yksityiskäytön kokonaan. Omien laitteiden pelisäännöistä kannattaa siksi sopia etukäteen, kuten artikkeli varjo-IT ja omat laitteet työssä neuvoo. Yleisemmin työryhmä toteaa, että työntekijöiden sijainnin seuranta heidän omien tai työnantajan antamien laitteidensa kautta on rajattava siihen, mikä on ehdottoman välttämätöntä oikeutettuun tarkoitukseen.

Puhelimen omilla asetuksilla on tässä rajansa. Sijaintia käyttävä sovellus tarvitsee käyttöjärjestelmän luvan, ja taustakäyttö on eri lupa kuin käytönaikainen, kuten artikkeli sovellusten käyttöoikeudet kertoo. Laitehallinnan asentama sovellus ja sen asetukset voivat kuitenkin olla työnantajan päätettävissä. Siksi pois kytkemisen mahdollisuudesta on sovittava järjestelmän tasolla, ei vain toivottava, että se löytyy asetuksista.

Ennen käyttöönottoa: yhteistoiminta ja tiedottaminen

Paikannus ei ole asia, jonka työnantaja voi ottaa käyttöön ilmoittamalla siitä sähköpostilla. Työelämän tietosuojalain 21 §:n 1 momentin mukaan työntekijöihin kohdistuvan kameravalvonnan, kulunvalvonnan ja muun teknisin menetelmin toteutetun valvonnan tarkoitus, käyttöönotto ja menetelmät kuuluvat yhteistoimintalain tarkoittaman vuoropuhelun piiriin. Pykälä on muutettu lailla 945/2025, joka tuli voimaan 1.1.2026, mutta valvontaa koskeva velvoite säilyi.

Yhteistoimintalain 12 § vahvistaa saman toisesta suunnasta: se luettelee vuoropuhelussa käsiteltäviksi asioiksi juuri työelämän tietosuojalain 21 §:n 1 momentissa tarkoitetun teknisin menetelmin toteutettavan valvonnan tarkoituksen, käyttöönoton ja menetelmät. Laki erottaa yritykset koon mukaan:

Kyse on vuoropuhelusta, ei muutosneuvotteluista. Yhteistoimintalain mukaan vuoropuhelulla edistetään riittävää ja oikea-aikaista tiedonkulkua sekä henkilöstön vaikutusmahdollisuuksia asioissa, jotka koskevat heidän työtään, työolojaan tai asemaansa. Järjestys on pakollinen. Vasta menettelyn jälkeen työnantajan on 21 §:n 2 momentin mukaan määriteltävä valvonnan käyttötarkoitus ja menetelmät ja tiedotettava työntekijöille valvonnan tarkoituksesta, käyttöönotosta ja menetelmistä. Lain 24 §:n mukaan tämän määrittely- tai tiedottamisvelvollisuuden tahallinen tai törkeän huolimaton rikkominen johtaa sakkoon, jollei muualla säädetä ankarampaa rangaistusta.

Työryhmä lisää tiedottamiseen käytännön yksityiskohdan. Työntekijälle on kerrottava selvästi, että hänen ajamaansa autoon on asennettu seurantalaite ja että hänen liikkeensä tallentuvat ajon aikana, ja tekniikasta riippuen myös ajotapa. Tieto olisi mieluiten näytettävä näkyvästi jokaisessa autossa kuljettajan näkökentässä.

Koneyrittäjien liiton ja Puuliiton suositus kokoaa käyttöönoton kahdeksaan vaiheeseen. Työnantaja määrittää paikannuksen käyttötarkoituksen ja tavoitteet, perustelee seurannan, kuvaa menetelmät ja vaikutukset, kertoo seurannasta ja sen perusteista, kertoo käyttöönoton tavat ja aikataulun, antaa työntekijöille mahdollisuuden tulla kuulluiksi, järjestää palkkatietojen keruun tarvittaessa ja tiedottaa niin, että jokainen työntekijä tietää paikannuksen tarkoituksen ja tietojensa käsittelyn. Suositus on tehty metsäkonealan töihin, mutta sen vaiheet vastaavat sitä, mitä 21 § vaatii jokaiselta työnantajalta: tarkoitus, menetelmät, kuuleminen ja tiedottaminen.

Kun sijainti on palkan peruste

Paikannustietoa voi käyttää myös työajan kirjaamiseen ja palkanmaksuun, ja suositus mainitsee tämän erikseen: jos paikannusta ja muuta seurantatietoa käytetään palkanmaksun perusteena, tietojen keruu on järjestettävä niin, että myös koneen ulkopuolella tehty työ voidaan kirjata seurantajärjestelmään.

Sääntö korjaa järjestelmän sokean pisteen. Paikannin näkee, missä kone tai auto on ja milloin se liikkuu, mutta ei esimerkiksi huoltoa, tankkausta tai muuta työtä, joka tehdään ajoneuvon ulkopuolella. Jos palkka lasketaan pelkästä liikkeestä, osa työstä katoaa kirjanpidosta. Suosituksen mukaan työntekijöillä on lisäksi oltava selkeät ohjeet siitä, kuinka työajanseurantajärjestelmää käytetään ja mitä henkilötietoja sen avulla kerätään.

Mihin tämä vastaus ei ulotu

Työryhmän lausunto 2/2017 on hyväksytty 8.6.2017. Se käsittelee ensisijaisesti silloista tietosuojadirektiiviä mutta ottaa huomioon myös tietosuoja-asetuksen tuomat velvoitteet. Työryhmä oli riippumaton EU:n neuvoa-antava elin, joten lausunto on tulkintakannanotto, ei laki eikä tuomioistuimen ratkaisu. Koneyrittäjien liiton ja Puuliiton suositus on työmarkkinaosapuolten suositus, ja sen tekijöiden mukaan sen noudattaminen täyttää lain vaatimukset.

Lähteet eivät anna tarkkaa säilytysaikaa paikannustiedolle. Työryhmän mukaan tiedot säilytetään lyhimmän tarpeellisen ajan, jolle on määritelty säilytysaika, ja poistetaan, kun niitä ei enää tarvita. Säilytysaika kannattaa siksi kirjata samaan päätökseen, jossa määritellään paikannuksen tarkoitus.

Lain 24 §:n rangaistusluettelossa ei ole tarpeellisuusvaatimuksen rikkomista, vaan määrittely- ja tiedottamisvelvollisuuden rikkominen. Tarpeettoman tiedon keruu on silti lainvastaista, ja lain noudattamista valvovat työsuojeluviranomaiset yhdessä tietosuojavaltuutetun kanssa. Tämä artikkeli ei käsittele tietosuoja-asetuksen mukaisia seuraamusmaksuja.

Lopuksi tämä koskee vain työnantajan paikannusta. Jos epäilet, että joku muu on piilottanut autoosi tai laukkuusi paikantimen, kyse on aivan eri asiasta, ja sen tunnistaminen on kerrottu artikkelissa seurantalaitteet ja paikantimet. Työsähköpostin vastaava raja on käyty läpi artikkelissa saako työnantaja avata työntekijän sähköpostin, ja etätyön tavoitettavuudesta sopimista käsitellään etätyön käytännöissä.

Tarkistuslista työntekijälle ja työnantajalle

Työntekijänä:

• Kysy, mihin tarkoitukseen paikannus on otettu käyttöön, ja pyydä tarkoitus kirjallisena, jos sitä ei ole annettu.
• Selvitä, saako työautoa tai -puhelinta käyttää vapaa-ajalla, ja jos saa, miten paikannus kytketään pois.
• Älä pidä allekirjoittamaasi suostumusta todisteena siitä, että mikä tahansa seuranta on sallittua. Laki ei salli sitä.
• Jos sijaintia käytetään palkan perusteena, varmista, että myös ajoneuvon ulkopuolella tehty työ kirjautuu.
• Jos epäilet, että tietoja käytetään muuhun kuin kerrottuun, pyydä omat sijaintitietosi tietopyynnöllä ja ota asia esiin henkilöstön edustajan kanssa.

Työnantajana:

1. Määrittele paikannuksen tarkoitus ja tarkista, että se on työsuhteen kannalta välittömästi tarpeellinen.
2. Käsittele tarkoitus, käyttöönotto ja menetelmät vuoropuhelussa tai kuule työntekijöitä ennen päätöstä.
3. Tee vaikutustenarviointi, jos seurantatekniikka on organisaatiolle uusi.
4. Järjestä pois kytkemisen mahdollisuus kaikkiin laitteisiin ja autoihin, joita saa käyttää vapaa-ajalla.
5. Tiedota kirjallisesti ja laita autoon näkyvä ilmoitus seurantalaitteesta.
6. Päätä säilytysaika ja rajaa, kuka näkee sijaintitiedot.